项目资源相关知识及分配管理

  你能有人做事、有设备辅助、有资金储备......这都是因为你的项目有资源。企业在决定开启项目时就需要对自己有一个了解,即:企业可以为这个项目提供多少资源,是否值得。多数情况下,项目的资源是有限制或不足的,这种情况下项目想要成功实施,就需要项目经理进行科学管理了。接下来,就简单了解下资源方面的信息,并说说应怎样进行资源的分配管理。


  一、保持资源平衡

  我们知道人力也属于资源分配的范畴,当某个人或某任务的负责组所承担的工作量大于他们实际可完成量,即人员无法在规划时间周期内完成任务,若要完成任务,大家就得加班或是重新调配下成员,这样要么影响资源预算、要么影响项目进度,这就是项目资源分配不当造成的后果。

  因此,在项目管理中,关注项目团队的工作量负荷,保持在时间周期内的资源平衡是很重要的。

  二、资源分配工具

  上面提到的资源分配的情况可以运用工具来时刻关注查看,避免分配的不足或过度。常见的柱状图、甘特图、时间表等都可以将实时数据可视化,让资源管理更为简便。

  我们知道项目资源使用情况后,就可以重新分配工作量,将任务量与小的人进行下任务均衡,快速处理分配不当的情况,避免产生不良影响。

  三、准备“Plan B”

  项目管理者都应知道,自己的核心计划永远不能只有一个,即要有“Plan B”。

  大家做事情不能将所有关键赌注完全放在一个人或团队身上,也就是项目工作中涉及的关键性工作,不能完全依赖于某一团队。若这个团队“掉链子”或手头还有其他项目任务,不能完全配合,那么整个项目就会陷入停滞被动的局面,这是一个不正确的资源计划。

  项目管理者可以通过跨多个资源分配工作来减轻这种情况,同时也可随时在计划资源“出问题”的情况下启用“Plan B”顶上。之所以进行资源管理就是为了不会因为过度依赖一个或多个资源而影响其他人工作而让项目进度受阻。

  四、资源分配管理

  整个项目开始要先做计划,其中就包含资源计划,这也是项目资源管理的首步。在进行资源计划时,你最好能将完成项目所需要的所有资源都罗列出来。要知道一开始准备着,即使可能未必都用的上,也绝对比临到头了突然缺物质临时去准备,遇到手忙脚乱消耗时间或高价购卖的情况要节省成本的多。而在这个阶段,最好是所有项目成员都能参与进来,因为“术业有专攻”,许多岗位任务所需要的资源只有身在其职的人自己最了解。让运用物资的人亲自确认资源计划,能最大化的避免资源的不足与浪费。

  当我们按照计划,罗列了所有需要的资源表单后,就可以开始规划应按照怎样的逻辑顺序来获取这些资源。我们可以按照项目团队的职能级别结构为参照来划分资源层次结构;若项目合作成员在不同的地理位置,还可以以此来划分。

  获取资源后,我们则可以开始定义不同责任级别的人所拥有的不同级别支配资源,这种方式被称为责任分配矩阵。项目团队可以清楚每个人分别负责执行什么任务,谁负责验收哪些任务成果,出现风险问题向谁汇报等等。如此明确了项目组织的角色和职责,可以划分给与应配备的资源,也能清楚不同职责负有怎样的资源责任。

  项目资源管理,多数情况都是因为资源有限的原因,管理者为了获取更多而与领导“斗智斗勇”;为了更合理的分配,用最少的东西做最多的事而“抠搜”安排。从而也为资源管理增加了难度,只有将资源管理好了,大家才能进而节省更多成本,让项目得到更大利益。