与不同层面人员交流,项目经理的沟通管理要怎么做?

  项目经理在管理过程中,与不同层面人士进行交流,将信息进行不同”包装“处理向不同人传递是项目经理的基本工作。


  简单来说就是”见人说人话,见鬼说鬼话“,项目的内容或事情,但是我们面对不同人群就需要进行不同的信息删减处理,运用不同的语言风格分享给对方。如此才能保障信息被大家正确并乐意的接受,并让自己传达信息的目的能被更好的达成。下面就谈谈,与不同人员沟通时,项目经理具体是如何做的。

  一、运用里程碑向领导层传递关键信息

  企业的管理人员,需要关注的事项的是很多的,可能需要其做决策项目就有不少,因此让管理层了解每个项目的所有细节安排与进展是不现实的。

  所以项目经理向高层领导传递信息时,要注意信息的概括精炼,并抓住关键。不能过于繁琐或碎片化,一来这样无法让领导真正了解项目本质,二来也会让其觉得项目经理能力不足。同时,领导无法获得自己想要的信息,也不能领悟你传达的意图,那么项目经理将很难为自己的项目争取资源与支持。

  所以,项目经理可以运用项目管理知识,即在项目流程中设立里程碑的方式来向领导展示项目的重要进展。里程碑所在的节点就是项目的关键阶段或是某些重要任务的验收时刻,如此高层领导只要对里程碑进行关注,就不会错过项目的关键阶段信息,也可以通过此了解到项目的实时进度。

  二、通过信息传递机制让成员及时沟通

  执行项目的团队不同于传统的部门团队,是由各个部门的人临时组建的,因此信息的传递和管理就有一定的难度。项目经理需要建立完善的“制定计划—通知计划—进度反馈”体系,打通各个环节,让信息更加透明和及时。

  首先,项目经理根据项目的具体要求建立详细的分解计划,每个任务都要指定责任人,并给出工期、开始时间、完成时间。发布公开透明的项目分解计划,是提高项目科学性的重要环节。

  接着,计划制定好后,项目经理需要及时将相应的任务情况通知给相关人员,通过信息化系统制定计划。在计划发布的同时,相关人员就会立即收到信息,方式是系统消息或邮件消息等。

  最后是任务安排下去之后,就需要项目经理去进行即时的沟通,监督和管理执行层的工作进度,并最终反馈项目成果。而进度的反馈可以通过汇报项目工时来完成,将工作任务按项目进行量化汇报,项目经理后续的进度跟踪工作就会更加集中和系统化。

  三、全面掌握项目状态,加强与客户的有效沟通

  项目经理在与客户这个”外人“沟通时,需要关注的问题重点与和自己企业内的人员交流是不同的。

  客户作为我们项目的需求方,从项目开始我们就需要与他交流了解其要什么。这时,我们要做好心理准备,就是客户他的专业知识是有限的,他可能会提出一些不那么现实的要求。因此,项目经理要清楚客户经常可能是错的,对于一些他们自己利益的事宜,不影响大局,随客户意就好;但是对于一些需要项目组去实现的需求,项目经理一定要正确判断,并与客户据理力争,阐述清楚,不能什么都答应。

  同时,在于客户沟通时,涉及一些决策性的事宜,我们都应该形成确认文档,避免后期不必要的麻烦。

  人与人的沟通,本就是一件比较微妙的事情,尤其是较为复杂的项目管理中的交流。所以项目经理最主要是要尽可能的了解自己的交流对象,针对性的进行沟通,如此也会让交流的效率更高。