项目管理的开启、执行与回溯,是如何推进项目前进的?

  很多事情都不是盲目开始的,需要专门的仪式昭示它的开启、需要具体去做推动计划、需要回顾去吸取经验。这也是项目管理过程中项目启动会议、协作机制与复盘总结所做的事。


  项目不是一蹴而就,需要我们一步步去实现,那么就会有开始、执行与总结,以此表示项目进度在逐渐推进。那么究竟具体在这些时刻应如何做,才能真正帮助项目前进呢?

  一、仪式感的启动会议,了解基本

  就如生活需要仪式感,当我们启动一个新项目的时候,也需要一个类似誓师大会的场景,来向团队成员们鼓舞士气、表明决心、告知目的的意义等等,具体的表现就是开一场项目启动会。

  商场如战场,在开项目启动会时,我们需要讲清楚:为什么要做(背景)、具体怎么做(规划)、有谁参与(人员)、协作方式(流程)、马上要做什么(执行)。

  简单来说,启动会的目的是为了让团队成员对于项目达成在目标上和方向上的共识,同时明确日常工作的协同和规则。

  二、流程化的协作机制,推进项目

  开完项目启动会后,团队就要开始投入到实际项目中了。这个时候,首先要从流程上解决共识的问题,包括团队成员内部的共识,与项目外部成员的信息同步,以及新人进入团队对于项目的理解等。

  在协作机制上,可以通过三个要点,即会议、汇报与文档,达成流程和方法的共识。

  会议。对于团队内部对于问题的共识,可以通过会议来达成。例会会用来提高当日信息沟通的效率;周会用来同步本周的核心重点工作和下周核心目标;评审和上线都可以开展相关的会议。为了保障会议的有效性,一般会议需要注意这些问题:会议邀请,会议参与人提前邮件通知会议的目的和内容框架;会议进行,主持需开宗明义,控制时间;总结时重复关键信息,确认待办清单;会后跟进,将会议宣讲内容同步所有参与者,并将会议记录归档。

  汇报。通过对外汇报团队项目的进度,有利于获取外部的认可和帮助。主要包括团队周报、里程汇报和突发情况汇报三种方式。其中,团队周报与里程碑汇报是最常见的两种。

  文档。对于新人无法快速上手项目的问题,我们可以通过更好的文档沉淀,更高效地帮助新人融入团队。有两种类型文档,一种是文件资料的沉淀,方便查询;另一种是帮助说明文档,帮助完成一些简单的任务。

  总之,我们需要通过各种方法,协作机制的目的就是达成项目方法与流程的共识。工欲善其事必先利其器,这里,项目就是“事”,方法与流程就是“器”,达成方法与流程的共识,才能更加高效地推进项目。

  三、阶段性的复盘总结,吸取经验

  项目推进是按照阶段来进行的,每进行一个阶段,都有必要进行阶段性的总结和复盘,将这一阶段中的难点和重点梳理出来,总结经验和规律,方便项目进行下一个阶段的推进。

  如此首先我们需知道自己复盘的目的是什么?一般主要是关注团队和成员状态、将成功的经历变成规律、将失败的教训变成经验。

  知晓目的后,就可开始通过以下步骤进行复盘操作。

  收集问题,会前匿名收集员工自己的感受和对团队的感受。

  分析问题,分析之前收集到的成员对于项目中自我和团队的评价,同时整理亮点和问题。

  讨论问题,开复盘会,通过将亮点问题上投票,形成目前状态与问题的共识。

  解决问题,将亮点提炼为规律沉淀知识库,并且把问题找到原因,写出改进的待办清单。

  注意事项,复盘要有合适主题,讨论不能太发散;讨论过程中应对事不对人,关注结构化的原因,而不去个人批斗会;一定要有人进行复盘达成待办清单的跟进;最后,时刻提醒自己,未能达成团队问题共识的复盘行为,是不达标的。

  无论过程多么复杂,从简单角度来看,项目都可简单归纳为开始、执行与复盘时段,这是每个项目都包含的。我们需要开始的会议让大家了解项目基本情况,知晓自己要做什么;需要执行过程,让项目想要的目标变为现实;需要阶段总结,让我们避免失误与风险。这些串联起来就是项目成功运转的流程。