如何管理?才能保障项目工期不“爽约”

  判断项目的成功标准之一就是能否按时保质完成任务,但实际工作中不少项目是无法按期完成的。

  当我们发现一个项目可能会有无法按时完工的危机,若是在项目早期发现还好,解决方法多,若是在项目后期发现,那么就会困难重重了。


  这种情况属于延期风险,大家首先自然需要先找出原因,再采取措施;不然不了解迷茫的去做,则可能做无用功。因此,接下来就探讨下,管理者怎么做,才能让项目工时得到保障。

  一、反复查看才不会出错

  任何项目都必须按照一定的顺序完成,就像你要盖一所房子,就必须要先打地基。如果项目工期安排不合理,很可能会导致项目不能如期完成。

  因此,当我们发现项目有无法按时完成的风险时,最先要做的就是将项目的各个环节流程等安排再检查一下。看是否是哪里出错导致的这个结果,是否可以直接改正。

  二、找出隐藏的空隙时间

  发现项目管理流程是在顺利进行后,项目工期却还是陷入紧张,大家可以去看看有哪些任务的工期是能够缩短的。就如,去进行进修培训,轮流安排大家单人去,每人是两天;但是若同时去的人多两人,那么项目组的整体时间就变短了。

  同理,我们可以考虑一下在所有的工作当中有哪些工作的工期是可以缩短的,有哪些工作的工期是不能缩短的,可以采取不同的方法来完成同样的工作以达到缩短工期的目的。例如,如果把一份合同传递到客户那里本来需要三天的时间,通过多付邮资,连夜传递的方法可以把时间缩短为一天。虽然这样单次多出的工期不算多,但是加起来也可以为项目充裕不少时间了。

  三、资源也要考虑优先级

  项目经理首先必须清楚的了解哪些工作对于项目的成功来说是最最重要的。因为,如果项目不能如期完成的话,肯定是在关键环节上出了问题。

  了解了这个问题之后,就可以考虑重新分配资源来解决问题了。有的工作并不重要,那么就可以延期进行,把节省下来的资源运用到最最需要的地方。但是必须要谨慎小心,因为有些工作的延期可能会使整个项目发生变化。

  四、不合适的人应尽早换

  曾经提到过,当你发现项目可能不能如期完成的时候,要做的第一件事就是查找原因。可能有的资源并没有像你计划的一样得到了充分的利用。也许这是因为员工还没有掌握正确的工作技巧。也许是因为他们在特定的工作领域里不像在其他的领域一样有工作效率。

  不管是哪种情况,都有解决问题的可能。有的时候,可以通过在小组内交换资源的办法,让员工交换工作任务。也有的时候,也可以选择新的员工来代替现有的员工。

  五、付出应给予等价利益

  所有人都讨厌加班。但是,为了保证项目能够如期完成,加班是一项很合理的措施。如果大家能够延长工作时间,就能够在预定的工期内完成更多的工作。如果项目已经接近尾声,那么为了确保能够如期完成项目,加班可能是一个最好的办法。

  如果项目才刚刚进入初期阶段,可能还能够找到更为有效的办法。有一点不能忽视,那就是如果要让员工加班工作的话,加班费是必须要付出的。