关于项目干系人管理的关键步骤有哪些?

  企业之所以进行项目活动,是为了实现某些人员的需求愿景;之所以项目要进行管理,是为了让项目参与人员的所作所为都尽可能是对项目有利的。因此,在管理项目各个环节中涉及的到不同人其实才是影响项目成败的重点。


  这就是为什么项目管理会需要进行干系人管理的原因。左右需求的客户、决定决策的领导、能力卓绝的骨干......他们的想法、行为都会对项目产生直接影响,如果项目经理不能对这些干系人进行有效管理,那么项目也将不会向自己想要的方向走。

  接下来就将简单说说进行项目干系人管理的关键步骤是哪些。

  一、分析关系人关联度,按影响力排序

  虽然与项目相关的干系人有不少,但是我们不可能谁的意见都听,不然工作根本进行不下去。所以项目组要对干系人们进行影响力区分,找出对于项目而言最为重要的;同时还可将干系人进行一个关联度的排序,那么大家在面对建议、想法时,就可以有一个处理顺序参考。

  当我们找准了关键干系人,那么就可以将其作为干系人中的主导,因为其必然是最大出资人或利益最大获益方等,其它相关方更容易以他们“马首是瞻”。如此各同类型关系人就可以形成一种微妙的平衡,减少了项目团队需要与多个项目干系人进行“掰扯”工作量。

  二、与决策领导打好交道,获取支持者

  当我们对外开展工作时,企业的高层领导或老板都可以成为我们的后盾,这是很明确又容易被我们遗忘的一点。不少人虽然知道领导与自己可能利益一致,但却忽视了领导除了可以对你工作进行评估、回馈,其实还可以提供不同程度的支持与帮助。

  而在与项目相关们进行沟通中,自信可以得到领导的放权、同意,将可以赢取非常有利的谈判局面。所以项目管理者一定要获得自己高层领导者的支持。

  同时,当我们与领导打好交道,其既可以在日常就项目工作给与具体建议;还可以在一些集体的会议等场合,给与你一些”自己人“的帮助。

  三、促进参与头脑风暴,不同角度思考

  在拥有众多不同立场、职能的项目活动中,可谓人才济济。常言“三人行必有我师”,作为项目经理,并不是要自己多厉害,最需要的是能够善于“借力打力”。

  因此,很多时候当项目遇到困难、问题时,项目团队可能自己未必能想出最佳的解决方案,其实项目经理可以在需要头脑风暴的时刻,将项目干系人都拉入其中,让大家从其他角度说说看法与思路,反而可以为我们打开新的思维,打破将僵局,找到合适的好主意。

  即使有些干系人不愿意直接参与项目组的会议等,但是项目经理也依然还是要主动与其沟通,通过网络等方式,间接与其进行探讨。如此,干系人既能感受你的重视,也还是会不自觉地表达自己的建议。

  四、主动做好沟通管理,加强双方信任

  沟通管理,是项目管理及干系人管理过程中贯穿始终有最重要的环节之一。所谓的干系人管理,几乎所有内容都是通过协调沟通所达成的。

  不少干系人并不是直接参与项目的执行步骤的,因此各干系人对项目的直接了解,都是来自于项目经理向其的沟通传达,而这也影响干系人们对项目的信心程度。

  如果干系人对项目的真实情况不了解,首先他们可能给与错误建议或是提出错误的需求;其次,如果双方沟通过少,干系人对项目组所作的工作、经历的难点都不知道,那么其对项目团队会因缺少了解而缺少信任感。

  在许多工作中,最难的都不是直接的技术或能力问题,而是与人相关的管理问题,尤其是还不是自己下属的管理。因此,项目干系人的管理可谓难度升级,但是当我们主动花心思,与干系人做好沟通,与其建立信任,那么,干系人也可以成为项目组意想不到的强大“外援”。