做好哪些流程步骤,可以让项目管理事半功倍

  随着时代的发展,项目管理的理论与实践都有了较为丰富的内容,因此项目管理的流程步骤虽然不是每个项目都能运用到,但是其方式却是较为繁多,从全方位协助大家将项目高效率完成。


  接下来,我们就将简单罗列下,做好项目管理中那些流程步骤,可以让我们的项目工作事半功倍。

  一、划清楚范围,知道做哪些

  在任何项目中,第一个也是最重要的步骤是确定项目的范围。你应该实现什么?项目的目标是什么?同样重要的是确定项目范围不包含什么。如果你无法从领导那里获得充分的定义,你需要自己弄清楚项目范围,然后跟领导确认。

  举个例子,筹备婚宴时,你可以将其视作你的范围:在某个特定日期之前筹备百名宾客参与的婚宴,包括晚餐、开放式酒宴、结婚蛋糕、为了方便跳舞的现场乐队、费用不超过多少等等。

  二、调配好资源,知道啥可用

  你有哪些人员、设备和资金可以帮助实现项目目标?作为项目经理,你一般不会直接控制这些资源,

  但必须通过矩阵管理来管理资源。

  矩阵管理是指在公司内部利用已确定的层次结构来完成你需要完成的工作。假设一名员工既为你的项目工作,也有其他部门日常运营,他就得听两个领导的。作为项目经理,试着与项目参与人的上司以及你所借设备的所有者保持联系,这样你就可以解决冲突。

  三、分解好任务,清楚细步骤

  完成项目必须创建的主要部分或组件是什么?例如,一个婚宴需要高水平的接待厅、食物、饮料、蛋、客人和娱乐。当然,每一个较大的项目都能分解成许多附加项目。

  在上面的婚宴例子中,你可能有一个团队或个人负责不同的部分,与你的团队成员合作,详细说明完成每个主要项目的必要细节。例如:负责食品的人必须了解选项和成本限制,必须做出有利于实现范围的选择。

  因此列出每个较大步骤中较小的步骤,详细描述步骤时,你需要深入多少层将取决于项目的大小及复杂性。

  四、制定好计划 ,知晓每一步

  把所有步骤组合成一个计划。完成此步一个比较好的方法是,利用优先表来标识哪些事项必须优先于其他事项。需要问的问题有:先做什么?下一步做什么?哪些使用不同资源的步骤可以同时进行?每一步的执行者是谁?需要多长时间?有许多极好的软件可以自动为你处理这些细节,还可问问相关岗位的人,是否认可你的安排。

  虽然这可能超出了你的需求或知识水平,但核心内容是按照正确的顺序安排活动,然后为活动分配资源。

  五、调整要及时,适应好变更

  随着计划的开展和工作的完成,你将进入监控阶段。在这个阶段,你要努力控制成本、资源和质量以及申请项目调整。

  项目分配的时间、金钱和人才几乎从来不够,你的工作是设法利用你所拥有的有限资源。不过,项目常常会受到一些不切实际的限制。你需要向你的领导提出你的意见和理由,同时要求改变这些不切实际的限制。在项目初期要求变更,不要等到遇到麻烦时才提你要变更。

  六、操作要记录,有文档可依

  每次更改计划时,你都要记下变动的地方以及必须变动的原因。每次给项目添加新需求时,你也要记下需求来自何处以及时间轴或预算是如何就需求做出调整的。

  你不可能记住所有事,所以把它们记下下来,这样你就可以在项目审查结束时查看它们并从中学习。

  七、沟通干系人,分享要及时

  始终让项目利害关系人了解项目进展,每完成一个里程碑,就让他们知道你取得的成功。当问题出现时,你也要及时告知他们。同时,让你的团队了解情况。

  如果正在考虑变更,请尽可能提前告知团队成员,确保团队中每个人都知道其他人正在做什么。