项目未完成,资金却不够了,要如何解决呢?

  不少项目的周期是很长的,随着时间推移,项目预算也会随之增长。项目经理在这过程中除了需要前对预算进行预测,将预测与实际对比,以此来了解项目使用了多少资源,并分析会否超出预算范围等问题,这就是项目的成本管理。


  项目管理者都清楚项目的状况是时常变动的,这里的变化不只是指项目的需求、计划、时间等,还有与实际利益相关的项目预算,其包括了能为项目付出的金钱、资源等。

  接下来,就说下当项目还未结束,但项目资金却不足了,我们要怎么办呢?

  一、对项目的成本支出要经常预估

  对任何项目来说,更新和管理本质上不太稳定的预算很有必要。项目运转过程中,保持高频率的预算监督能够防止项目过于失控,而没有频繁预测的项目很可能会以失败后果收场。

  作为项目经理,你应该在团队会议上讨论预算管理,并与团队成员讨论即将出现的支出,这能让你对项目的发展方向有个比较清醒的认识。持续预测能让你的团队预见项目进展,确保项目预算与预计完成日期相匹配。

  二、时刻留意项目范围的变化情况

  任何经营一段时间的企业都体验过项目范围蔓延的可怕,而且大家的情况往往类似:与新客户合作的项目进展顺利,但随着时间的推移,项目变得越来越大,而你的价格却保持不变。通常,这会产生两种结果:客户认为你们团队付出的额外工作包含在最初的工作范围内;客户根本不知道他们要求的比最初商定的要多。

  因此,时刻关注范围变化至关重要,要意识到范围变化可能会在你的团队中发生。建议项目经理为可能突然出现的额外工作创建变更订单。变更订单授权额外资金,包含额外工作的费用。

  三、学会积极主动运用各方资源

  正如预算需要不断预测一样,你对项目资源管理也应该如此。毕竟,资源是项目的必需品,它们确实对项目总成本有所贡献。

  项目经理应在规定的时间内不断审核项目工作人员的人数,并且每周对资源使用情况进行预测。这将会确保你能充分利用现有资源,确保员工能尽可能高效地工作。

  四、成本预算问题是全员应该关心的事

  项目好坏取决于团队的好坏,缺乏沟通的团队肯定会超出预算。让项目团队了解项目预算预测,有助于鼓励问责制和生产力,一个知情的团队才是拥有其项目所有权授权团队。

  通过让团队了解预算状况,他们将更有可能看到他们的项目费用,更不可能在你的项目中收取额外的“灰色地带”工时,即他们知道他们为此付出了工时,却不清楚他们在为什么工作。如果员工关心项目结果,他们就会出色地完成工作。

  五、积极运用专业项目管理软件辅助

  在项目预算管理中,预算与项目各个环节紧紧相扣。为保证预算各环节的连续性,优秀的项目经理通常选择好用的项目管理系统提供协助。

  项目管理系统支持项目费用管理的全过程,包括费用的规划、预算的制定和估算、费用差异的监控和控制,以提高项目在预算内成功完成的可能性。同时,系统实时同步项目进展,支持资源分配及有效跟踪其实际使用率,使资源申请者更努力地去估计真正的资源需求及时间。所有项目干系人都在同一平台上协作,实现信息共享,减少误解,促进项目效率的提升。