哪些方法可以让项目工作时间变得“够用”

  不论是项目本身还是项目工作者都一直处于与时间“竞争”的状态。项目管理进程中,大家如果工作效率不高,就会导致任务验收延长,同时致使项目进度变慢,引发项目项目延期或时间不足而失败。


  所以对于项目工作者来讲如何尽可能的开发、运用时间是一件时刻都在思考、尝试的事情。接下来,就将为大家罗列出一些时间管理方法,让大家的项目工作时间变得可控、充足,与加班say"NO"。

  一、四象限法:进行紧急度划分

  关于时间管理,有一个理论,叫做四象限法,该理论将工作按照重要和紧急两个维度进行了划分。

  我们总是感觉自己时间不够用,那么就该反思一下是否把过多的时间花费在“不重要”的事情上。而把时间全部花费在第一象限即“重要又紧急”事情上的人,我们可以想象一下,是不是整天都得风风火火地不停地处于高速运转中,这样的工作状态不仅会让我们犯错的机率增大,而且极易造成情绪的奔溃。只有把时间花费在第二象限的,持续做“重要不紧急”的事情,工作起来才更加有效率。

  因此我们不妨每天花几分钟时间,将一天中需要做的事情进行分类,一项一项地去完成,让工作变得更加井然有序。

  二、莫法特休息法:交替式转换状态

  “莫法特休息法”有点像农作物的“间作套种”,例如,水稻、油菜轮番播种,之所以这样做是因为,若是一直种水稻,持续吸收土壤中同一养分会造成土壤肥力的下降。

  同样我们的工作环境中也是一样,长时间做同一件事情容易造成我们脑力和体力的疲惫。可通过变换不同的工作内容来调节这种疲惫状态。

  具体来说,我们可以分别处理抽象与形象的事情;或研究问题的不同角度;还可动静交替,即:坐在座位上思考与站起来踱步思考;还能体力与脑力互相交替,如:办公室办公与户外放松等。

  三、时间统计法:减少不必要浪费

  这个方法类似于我们通过每日记账来了解自己的资金流向一样,时间也需做这样一个统计。

  当我们试着统计一下近几日的时间都花费在哪些事情上,你会惊讶地发现,花费在无用事情上的时间竟会那么多。

  如此通过对时间的统计,可以让我们对自己有一个清晰的认知,就会知晓如何合理调整时间,减少不必要的时间浪费。

  四、麦肯锡30秒电梯理论:抓住最关键核心

  该理论源自于麦肯锡公司发生的一件事:在一次为一个重要客户做完咨询后,该项目的负责人在电梯里面遇到了对方的董事长,该董事长问:“你可以说一下现在的结果吗”?但因为项目负责人完全没有准备,即使做了准备,也无法在电梯从30层到1层的30秒之内将目前的结果说清楚,导致麦肯锡失去了一个大客户。从此,麦肯锡就要求员工任何事情都要在最短的时间里面把事情结果说清楚。

  每个人的时间都是有限的,没有人愿意花时间听你讲一些无关紧要的事情,不仅让人心烦,且会给人留下不好的印象,因此我们要学会抓住核心要素,用最短时间将一件事情描述清楚,不仅是节约双方的时间,也更容易得到对方的认可。

  五、统筹分配法:将时间分解安排

  统筹分配法一般有五个步骤:统一预测(预测)、统一筹划(计划)、统筹安排(实施)、统一运筹(指挥)、统筹兼顾(掌控)。

  时间是有限的,因此我们必须提高事情的时效性,知道我们的时间要如何来安排,合理利用。这其实就是将时间当作一个具体事项来进行规划、处理,让其尽可能处于人为的掌控中。

  时间是我们认为最公平的东西,不论在这其中你具体做什么,时间本身它是恒定的。因此对于想要更加高效做好项目管理,大家要做的不是盯着时间本身,而是思考如何在让同等时间类的劳动成果变得有效。