现在社会做什么都越来越快，大家工作的效率、节奏在愈渐提高，而人力毕竟有限，因此对于一些人工成本有限的中小型企业而言，项目管理工具就成为相当有利的助力。
逻辑化整理需求
对于任何类型的项目，需求阶段都是最重要的阶段，需求管理是整个项目管理的重中之重。
首先，对于需求收集与分析，需求不明确是最大的风险来源。因此，在需求分析阶段，必须多花一些时间，站在客户立场上设身处地考虑问题，帮助用户将模糊的需求清晰化，将简略的需求明细化，将混乱的需求逻辑化、条理化。
其次，任何项目都无法承受频繁的需求变更与需求增加。除了在需求收集阶段需要尽可能将需求细化外，还需要在适当阶段尽量冻结需求，否则，将会为项目严重拖延、开支严重超出预算埋下地雷。在需求细化的后期阶段，必须与客户就需求冻结和后期需求增加的费用支付方式达成共识。
这些要求大家可以通过项目管理工具进行执行，运用逻辑图标将需求列清楚，达成共识后存档确认，避免后期麻烦。
工具化管理进度
有软件工具后，大家还可以通过WBS等工具将任务进行合理分解，并尽量并行化;并对项目进度控制尽量细致，在实际执行过程中审查要严格;另外，针对项目中不容易控制的部分，如技术难点、来自于客户的时间拖延也可做好充分的准备，在软件上专门标注。
提前备风险策略
失去对项目风险的有效管理是导致项目失败最主要原因之一。哪怕是小型项目，都必须在项目的开始阶段识别出项目风险并评估出排在最前面的那些风险作为观察和跟踪的重点，并在项目进展过程中持续关注那些新出现的风险，提前准备应对方案。
工作安排合理化
对于项目团队管理，要做到分工明确、因人施用。管理者根据团队成员各人水平的高低，合理分配工作量，并且关注团队内部的交流沟通结构，避免“互相等”和“误解”。
我们可以在项目管理软件帮助下，明朗的看到每个人的工作量与安排，如此就可做到尽量让每个人的工作量饱和。在项目开始以后，也可尽可能保持团队稳定，避免人员变更给团队带来的协作混乱。
对于项目而言，工具对于一些有逻辑、数据化的工作是可以大大降低误差快速完成的;同时，随着科技进步，项目工作者也在根据项目管理中的实际需求对软件工具进行更为人性化的改良，让其功能更加优化。