项目不是静态的，相反，项目会不断变化，在任何时间都有可能改变状态。项目随着时间的推移不断发展，项目预算也会增长，控制项目预算对于项目成功至关重要。
大家知道，项目好坏取决于团队的好坏，缺乏沟通的团队肯定会超出预算。
让项目团队了解项目预算预测，有助于鼓励问责制和生产力。一个知情的团队才是拥有其项目所有权授权团队。通过让团队了解预算状况，他们将更有可能看到他们的项目费用，更不可能在你的项目中收取额外的“灰色地带”工时——即他们知道他们为此付出了工时，却不清楚他们在为什么工作。如果员工关心项目结果，他们就会出色地完成工作。
在项目预算管理中，预算与项目各个环节紧紧相扣。为保证预算各环节的连续性，优秀的项目经理通常选择好用的项目管理系统提供协助。
项目管理系统支持项目费用管理的全过程，包括费用的规划、预算的制定和估算、费用差异的监控和控制，以提高项目在预算内成功完成的可能性。
或许有人会问：为什么不选择财务系统专门管项目预算?原因是一般的财务系统只协助财务人员在结算期的结账，而项目管理系统则专注于为业务人员提供在议价及交易期间所需的实时财务数字;前者基于各种税项的冗长总结，而后者的数据及时且一目了然。
此外，系统提供多层次的预算、实际收入和费用的实时跟踪功能，让财务信息在机构、合同及项目间保持一致，不出现偏差。系统实时同步项目进展，支持资源分配及有效跟踪其实际使用率，使资源申请者更努力地去估计真正的资源需求及时间。所有项目干系人都在同一平台上协作，实现信息共享，减少误解，促进项目效率的提升。
项目管理系统预算管理通过对业务、资金、信息、人才的整合，明确适当的分权、授权、战略驱动、业绩评价等等，从而实现企业的资源整合，并真实反映出企业的实际需要，进而为企业的经营决策提供支持。
总的来说，做好项目预算管理可优化企业的资源配置，全方位地调动企业各个层面员工的积极性，是促使企业效益最大化的坚实的基础。