需求分析是整个项目管理中需要重点控制的几个关键节点之一，我们一定要明白其重要性。
正确需求分析步骤
1、引导客户提出正确需求
需求分析报告的编写者要参与到需求的搜集工作中，准确领会客户的意图，并转化成软件能够实现的功能;对于说不清楚需求的客户，要善于问关键问题，引导客户提出自己的需求。如：可以事先编制一个问卷调查之类的文档，详细列举需要客户回答的问题，以便防止遗漏。
2、深入的需求分析
需求分析人员要能够对客户需求进行深入分析，区别出哪些需求存在日后变更的可能，哪些需求属于相对固定的，哪些需求能够实现，哪些需求需要变通才能实现，作为后面项目人员各项工作开展的指导参考。
3、准确描述需求报告
需求分析报告对功能细节的描述不能有歧义，描述一定要全面、准确，防止项目方和客户之间对同一个问题有两个截然不同的理解。客户在理解之上的确认才能够保证日后一旦出现问题不致出现双方互相推托责任纠缠不清的情况。
使用软件工具辅助
1、提高工作效率
项目管理软件中有很多细致的功能模块，当项目参与者想对项目的整体或者某个细节进行查看的时候，只需点击相应的功能模块即可获得详细的信息，不需要专门去了解这些信息谁清楚或是这个由谁负责，避免了人工询问的延时性，自己就可获取想要得资料而完成手上工作，提高工作效率。
2、减轻工作量
项目成员需要通过软件实时上传自己工作相关的信息，包括客户资料、数据报表或自己完成的任务等。因为软件按的统计等功能，大家上传的资料信息能自动进行数据统计，并以大家需要的格式展现，不用人工计算，既避免误差又减轻员工工作量。
3、进度实时了解
项目一旦开展，进度是所有参与者都必须了解的，但是对于比较大的项目来说项目越往后越困难，通过人工及时的掌握进度也会有一定的困难和延时性。但是通过使用项目管理软件，就能够让大家快速追踪项目进展，了解项目进度的时间线，知道工作进行到了哪里，是否有需要自己参与的地方。