很多项目工期都过于乐观，要在这个期限内拿出一个能通过验收的“作品”是很难的。因为，为了能够在过分紧迫的期限内完成项目，制定的计划也必然仓促，最后只会导致不仅要拖延完成，更有可能质量不保。
就如同你所知道的，你预先进行的估计只是一个估计。只有当项目结束了之后你才能够知道该项目所用的工作量、费用和时间。接下来，就说说项目工时管理软件关于时间的管理需注意哪些关键点。
估计偶然性
所有的项目都有一定程度的不确定性。如果可能，你通过使用一个偶然性预算来解决估计的不确定问题。如果你相信你的估计有80%的准确性，你就需要20%的偶然性预算。
例如，如果你的项目预计要花费$100,000，你可能需要$20,000的偶然性预算来解决估计错误以及完成那些应该在范围以内，但是在你最初的估计中遗漏掉的工作。偶然性预算中剩下来的所有的钱都会在项目结束后归还给客户。
额外与延长时间
在一个典型的项目里，如果你发现项目比你预期的时间要长，你可能会要求延长时间，并增加费用预算。但是如果最后期限已经定死，不能推迟，而你第一次意识到你需要新的资源的时候，你可能就没有时间去找它们了。你需要一个已经准备好的计划来告诉你这些资源在哪里，以及如何能够获得它们。
例如，让我们看看几年前的Y2K项目。如果你进入了1999年的最后六个月，而同时又还剩下很多工作，只有你有一个大胆的计划保证项目能够按时完成，以及一个在需要的时候能够获得额外人手的计划，你才有机会成功。进行内部员工鉴别和备用能够让你在需要额外的资源的时候做出快速反应。
如果你手里有些很大很复杂的项目，其范围也是一个麻烦。摸清项目的范围，就像是剥洋葱：你不知道现在这层是不是就是最后一层，你不知道剥去这一层后你又会发现什么“惊喜”。只有理解了项目的范围如何，你才能知道是不是掌握了全部所需的技能。
不幸的是，团队需要时间才能完全理解项目的范围，而你又面临着一个窘境：你需要时间，才能定下合理的期限，但同时，利益相关者们也有理由尽快知道这期限。因此，计划过程不能无限期地拖延下去。作为项目经理，你要知道什么时候回报率开始降低，并且为你未知的一切做好防备。