写好一份令人满意的项目计划书不是件容易的事。不过前期的准备是为了后面能更完美的执行，计划书准备的过程也是管理者提高自己项目成功率的一个过程。
简述项目背景
这部分需要介绍存在的问题以及为什么你要设计这个项目来解决这些问题。要充分地说明问题的严重性与紧迫性，最好能提供一些数据，这样不但可以充分地说明问题，同时还能表明你对这一项目的了解。
此外，还可以使用一些真实、典型的案例，以便在情感上打动读者，进而引起他们的共鸣。要说明项目的起因、逻辑上的因果关系、利益群体及其与其它社会问题之间的关联等。
阐明项目评估报告
项目进行中的评估报告比项目结束的评估还要重要。在项目的不同阶段进行评估，可以让项目团队及时地发现问题，并尽早解决。
评估报告里需要说明你准备怎样收集评估信息和进行数据分析，以及在项目进行到哪些阶段时，进行阶段性的评估。评估活动及时间也应该包括在项目实施计划的时间表当中。同时，还应阐明项目的进展与完成情况、原定计划与现实状况的比较、预测未来实现计划的可能性等。
描述项目目标
总体目标是一个长期的、宏观的、概念性的、比较抽象的描述，对其的陈述一定要非常清楚。最重要的是，制定的目标要切合实际，不要承诺你做不到的事情。相信你的投资者也希望在项目完成报告里看到：项目实际上实现了这些既定目标。
总目标可以分解成一系列具体的、可衡量的、可实现的、带有明确时间标记的阶段性目标。如果有其它合作方，项目目标里也要讲述与其相关的可实现目标愿景。
提炼计划概要
就是项目概要，也是也是读者最先阅读、浏览的部分。要知道你的目标客户可能会收到大量的项目计划申请，他们未必有足够的时间看完所有的项目计划书。所以，项目概要部分将成为影响“初选”结果的重要因素。在概要部分，要把你认为重要的所有信息汇集起来：机构的背景信息、使命与宗旨，项目要解决的问题与解决方法;项目申请方的能力和以往的成功经验等。
当然，这部分虽然展示在计划书的最开头，但却最好是在写完整个计划书后再归纳概括写这部分的。