项目软件工具主要多是通过一些客观的规章制度或是设置的流程机制等，对大家进行“强制”监督或是预警、提醒;同时，也运用软件的硬件能力让大家通过线上平台的各类小功能让项目管理的工作性更为简便。
分解任务，多重划分工作量提升责任
团队组建进行仪式感的认识后，就需要慢慢进入正题，让每个成员都清楚自己的具体工作内容与职责。
这时，项目经理的主要任务就是将项目目标分解为工作任务，并将任务进行划分，分配到每个成员。在这当中，关于任务的分解是需要灵活规划的，当任务项较多或较为复杂，那么项目组可将其按照层级进行多次分解，即：大目标化为小目标，小目标化为子任务，依此类推。
同时，任务划分后，项目经理在进行具体责任人分配时，除了根据自己提前了解成员情况，还可对大家直接进行询问，看大家认为安排是否合理，其是否能完成划分的任务，避免了解不充分而出现错误。同时，当任务量较多时，项目经理还可以分阶段或任务项来组建子项目小组，安排子项目负责人，如此保障大家工作完成率更高。
跟踪项目风险了解触发因素
当遇到不好的事情，我们有能力处理是好事，但并不是最好的结果;最好的是在危险来临之前我们就能发现它，将危险性杜绝或降低才是最有利的做法。
当我们分析出项目可能出现的风险后，最直接查找风险的手段就是跟踪风险的发生征兆和风险的触发器。其实就是风险识别后，我们要保持实时跟踪风险，并随时查看风险的引发因素。
例如：软件项目中，如果软硬件集成时面临兼容性的风险，那么提前设定硬件标准，就可以风险降低发生的可能;同时，项目组还可以时常进行小规模测试等来检测软硬件的兼容性，一旦有变动趋势就及时调整，如此就可在源头杜绝风险。
随着市场上的各类管理软件工具的不断涌现，大家对于软件工具的要求也越来越“严格”，不再局限于单一的功能性，更希望其能衍生出更多作用可以在各方面对企业进行辅助。其中项目管理因为涉及的管理性思维等方面知识较多，因此相关软件对于企业管理上的能力也起到帮助。