怎样让延期项目重新”活“过来

  按计划时间完成项目是大家期望的事情,但项目团队很清楚,多数项目都不是按照一开始设定的时间完成,有些是为了项目的质量或其它进行正常的延期,而有些延期就是项目出现风险或误差。对于不希望出现的影响项目成败的延期,就需要大家赶紧采取补救措施,争取将项目的延期导致的风险挽救,让项目“活”过来,重新步上正轨。那么有哪些方法是针对项目延期的呢?请看下文。


  一、项目的计划变更

  作为项目经理的你,当你发现项目进度已经偏离且到了不可纠正的地步,那么可以考虑走变更流程。要知道,由于项目基准发生变化,项目的目标就会发生改变,这意味着你可以重新实现项目目标,而项目计划变更可视为是一种补救措施。

  但是,值得一提的是,其实项目的计划变更这种补救措施,我们并不推崇项。因为从项目成功的角度来说,我们在更希望的是,能够实现项目最初的目标,而不是一有延期就去改变项目目标。如果每次延期项目经理都去改变项目目标,最后绩效还很好的话,那受损失的其实是公司。

  二、快速跟进

  “快速跟进”,也就是我们需要把本来串行的一部分工作,改为并行,这样可以让项目的工期缩短。但这种解决项目延期的补救措施有一个弊端在于,虽然缩短了项目工期,但却会增加项目的风险。比如:B活动,可能原本是依赖于A活动的输出才能进行的,A活动的输出还没有确定的时候,B活动就已经开始在做了。如果B活动做对了还好,如果做错了,那就需要重新去做,这样一来,很可能会造成更长时间的延期。

  所以,建议各位项目经理们,要慎用“快速跟进”之法去补救项目延期的问题,它更适用于特殊情况下,为了缩短工期,把原本按照先后顺序进行的一部分活动,改为同时进行。因为如果一旦项目经理没用好,就极有可能带来额外的问题和风险,特别是返工风险。

  三、赶工期

  这种方法是在造成项目延期的活动中,补充资源来缩短活动完成的时间。因为任何一个活动,只要多投入资源,完成时间肯定是能够缩短的。那么“赶工期”的资源是哪里来的呢?

  有的时候,赶工期的资源相当于增加了你整个项目的成本,通过牺牲项目成本,来增加项目关键路径上的活动资源投入,本质上,你可以理解为就是拿资源和成本去换时间。

  还有一类资源,是把非关键路径上的活动资源转移到关键路径上,因为非关键路径的活动有浮动时间,所以不会受到影响。关键路径上的资源增加了,它的时间就可以缩短。

  四、重新谈判

  这种方法很好理解了,就是通过一些谈判技巧,去说服你的客户或者供应商,接受项目延期的事实。而且要给出及时可行的解决方案。因为客户可以接受延期,但不会接受遥遥无期。如果客户认可并且能够接受目前项目延期的事实并表示理解,那就相当于危机解决了。

  五、优先满足客户”最想要的“

  但是如果客户不认可,就需要作为项目经理的你要花更多的人力、物力和财力再去说服客户,还是不行,我们就要采取优先满足客户”最想要的“补救措施。

  你需要先确认当前项目进度,然后根据MoSCoW法则重新规划,并在此时对你的客户/供应商的需求做出判断,明确客户最迫切的需求。想清楚这些之后。利用MoSCoW重新规划需求,用剩下来的时间全身心的投入去满足客户最关心,最想要看到的需求。并且,你还可以比如在产品的设计上多下些功夫,给客户展示你们的专业性、产品价值和用心及诚意,让客户放心。

  六、果断“弃车保帅”

  项目经理相比项目做的尽善尽美,想法是好的,但是在面临着项目延期的问题时,最不够用的就是时间,那么,那些“不那么重要的”需求,就可以跟客户沟通,将其砍掉。一定要事先和客户沟通好并达成一致,并签字盖章为证“。如果客户不同意砍需求,则需要跟客户讲明,完成全部需求的时间节点会延后,并给出一个明确的延后范围。

  以上都是在项目延期管理中比较常用的补救措施,但在实际的项目管理中,我们并不期望延期的发生或者是希望它少发生。我们更期望的是项目经理在一开始就能制定一个切实可行的、合理的项目计划,而不是动不动就延期了,或者偏差越来越大,然后想尽各种办法去补救,这时候项目经理做的更多的是救火的事情了。

  合理制定计划

  其实,项目管理是非常考验项目经理对整个项目过程预测和控制水平的工作。这意味着,任何一个优秀的项目,它的流程都是被设计出来的。设计的方式就是通过前期对需求的分析,制定合理的计划,对项目成员进行明确的角色和职责划分。这样才能保证在项目后续实施的过程中,所有人都能够按照项目计划,有序的去开展工作,项目会减少很多不必要的风险,更好的实现项目预期目标。

  所以,对项目来说,时间和计划的管理是非常重要的。任何一个优秀的项目经理,一定是很擅长做计划的,尤其是能够把项目的时间计划做的很合理。只有把项目计划做的足够好的时候,才能减少项目出现问题后救火的时间。不管是什么项目,项目经理都是要花费很多时间和心思去做的。

  如果在做项目计划时,没有花费什么时间,那前面很多没有考虑的因素,都会在执行项目时变成各种各样的问题,也意味着项目经理需要用更多的时间去处理这些问题,很可能就会造成项目延期。

  所以,优秀的项目经理都会把更多时间花在做计划上面,来保证项目实施过程是平稳的,这样更有利于实现项目的目标。