项目管理常用工具方法分别有哪些优点?

  项目管理开展时有许多繁琐工作,各种时间线、计划安排、数据信息等都有许多事宜需要大量整理。依据“工欲利器其”的道理,人们自然研究出了不少减少客观性工作的辅助工具、方法,让项目管理更简单,提高工作效率。那么。项目管理涉及的四大方法有哪些优点呢?根据下面介绍,看看自己是否适用。


  一、甘特图:安排计划,调度任务

  甘特图是另一种可视化项目管理技术,在办公上运用的范围比较广,尤其与一些系统软件配合操作时,发挥出事半功倍的作用效果。在系统上使用在线甘特图,你可以根据需要自由调整日程安排,可以直接连接相关任务;某些任务在另一个任务完成之前无法启动,系统可连接这些存在依赖关系的任务,这样团队成员就不会出现停工或受阻碍的问题。

  甘特图的优点主要是规划项目计划、安排任务。甘特图不仅能帮助项目团队计划和调度一个或多个项目的任务,还可以计划和安排整个项目,在较短工作周期和里程碑中进行计划、安排团队工作、比较计划日程表和实际日程表。

  其中,每个任务都可以分配给单独的团队成员,项目经理可使通知自动化,自动通知即将到来的最后期限,确保项目正常运行。当团队更新状态,这些信息会立即反映在系统中,这样所有人就都能第一时间获取统一信息。

  二、看板:平衡工作量,持续协作

  看板是很早就被大家日常所使用的工具,由丰田公司一位工业工程师研发,在日语中是布告板的意思。看板看起来就像一块板上的一系列卡片,用于可视化工作流。板上卡片可以按优先级排序,一旦任务完成,卡片会被移到下一栏,团队成员就会开始处理他们待办事项栏最上面的卡片。

  可见,看板的优点是分清任务轻重缓急,平衡工作量。看板帮助项目团队成员将他们今天必须完成的工作可视化,在其他更广泛的背景下看到他们的任务。这方便项目经理限制正在进行的工作量,平衡工作流,避免给团队带来过重的负担。

  看板项目管理功能营造了持续协作的环境,支持团队修补和改进工作流,通过强调持续交付而不给团队带来太多麻烦,帮助监控和管理项目,有助于项目团队更有效地协同工作。

  三、工作分解结构(WBS):分解成果,细化任务

  任何有经验的项目经理都知道,每件事在付诸行动之前都必须先做好计划。而WBS结构就是将项目任务分解成更小的、更易于管理的子任务工作的方法。

  WBS结构由整个项目团队创建,团队识别主要的可交付成果,然后将其细分为向下递减的子成果。这个过程会一直持续,直到具体任务被团队成员“瓜分”完成,每一项都具体到了责任人。

  综上,WBS的优点是可将项目目标划分为各类子任务,并分别安排完成者。

  另外,WBS结构定义和组织项目,也可用来分解任务以外的东西。预算可根据分解计划进行计算,在分支定义不明确的情况下,甚至可以计算风险。

  四、关键路径法(CPM):计算时间,优化重点工作

  CPM方法是一种促进决策的算法。

  通过构建项目模型,包括所有任务的列表或WBS机构、每项任务完成的持续时间、任务与项目终点(如里程碑和可交付成果)之间的依赖关系;并获取特定数据(开始时间、持续时间、完成时间),计算从计划任务到任务完成的最长路径,包括这些任务在不影响项目进度的情况下开始和结束的最早时间和最晚时间。这样项目团队就能知道哪些任务对项目来说至关重要,哪些任务有浮动时间,或哪些可在不延长项目日程表的情况下推迟。

  所以,CPM的优点是加强优先级排序与决策能力,通过优化关键路径上的工作来减少延误。它将可交付成果分解为序列,改进组织工作;将依赖关系可视化,对任务进行优先排序;帮助计算浮动时间,从而更好地分配资源,提高效率。

  辅助工作的工具、方法都是为了让大家完成任务更快速,成果更优质。项目管理的随着市场的发展,除了上面已经深入人心的四大工具方法外,自然研究出更多便捷、提高效率的辅助手段。不论你选择使用哪种,能真正帮助到要使用的“人”,就是有意义的。