致使项目管理会议失败的原因有哪些?

  开会是工作中有效的集体沟通形式,这么多年来通过会议传达、解决问题一直都还是主流方法,未被淘汰。项目管理流程中有许多繁杂事宜存在,从立项、跟进度、控风险、验收等各个阶段都会组织各种大小会议来进行工作的汇报、讨论、检查等。


  会议消耗大家的时间是必然的,但不是开了会事情就一定会解决,不少人讨厌开会,就是因为许多会议冗长而无效,算是一场失败的会议。那么导致项目会议失败的原因有哪些呢?

  1、会前准备不充分

  一场有效的项目会议,参与者是较多的,其干系人涉及项目成员、其他部门配合者、高层领导及客户或外包等。大家并不是时刻参与或盯着项目的实际执行工作,因此在开会前若没有进行良好的会前沟通等,很多人可能不会太清楚会议上讨论的重点。

  很多时候,关联具体问题时,肯能会出现一些专业的术语或概念,没有提前进行说明,在会议上其它项目干系人可能未必能较快理解真正意思,于是一些问题讨论时,大家反而不好随意发表想法。同时,没有提前说明会议的目的等,一些参与者可能会云里雾里,容易跑偏,大家还可能为了讨论而讨论,却得不到结果,浪费了会议时间。

  2、高层领导主导会议

  工作中大家知道,虽然有些决策需要高层领导做选择,但项目管理过程实际的把控和了解者都是项目经理。因此当召开项目管理相关会议时最适合主导会议内容的人不是最高领导而是项目经理。

  高层领导为了展现权力而主导项目管理会议时,可能由于个人知识背景的不同、项目管理知识缺乏,却又喜欢以个人经验对项目执行过程进行干涉,而导致项目会议内容走偏,直接使得项目会议没有实现预期的会议目标。

  而一直跟着项目走的项目经理就没有这个困扰,他会很清楚项目处于何种阶段、遇到什么问题、需要什么支持......因此也会格外清晰会议的目的和重点,会带着大家围绕项目真正需要解决的问题走流程,让一场会议更高效。

  3、职位等级限制发言

  现在职场很流行扁平化管理,即以职能划分大家工作,不设置过多岗位等级,让大家轻松相处。但很多公司依旧是项目团队成员组成多样,有不同职级背景。

  如此环境下,当会议上遇到问题被抛出来进行分析处理时,成员们往往未必能无所顾忌畅所欲言,有人不敢随意表达想法、有人不敢反驳自己上级,因此反而导致会议无疾而终,团队创造力尚未发挥作用,便夭折在沉默中。这也是分了等级难以避免的情况。

  4、批评嘲讽打击态度

  虽然鼓励大家自省,但是没有人喜欢被嘲讽打击。开会的时间若主要用来追究责任,直接评判大家工作哪做的不好,甚至领导层通过指名道姓的批评与嘲讽来加强自身地位的权威性,这种方式是很愚蠢的。大家会变得害怕担当事情,形成推卸责任的氛围,反而降低好好工作的心态。

  因此项目经理可以有效引导团队成员就问题的发生进行自查、自检、自省,避免在后续工作中再次出现类似的问题,吸取教训,并自发性的提高自身能力,为项目团队做贡献,就事论事点到即可。同时,还需赏罚分明,对于做得好也在会议上给与肯定。如此大家才能将焦点放在问题本身,让会议大会最大作用。

  让人“又爱又恨”的开会有其不可取代的作用,做的好了解决疑难,让项目进度事半功倍;会议失败则浪费大家工作事情,留下疑虑,更加影响进度。因此,会议的主导者要发挥好的项目管理能力,让大家在积极的氛围里,敢于畅所欲言,让会议目的能够高效解决。