导致项目需求蔓延的原因与应对措施

  我们开展项目就是为了解决围绕客户需求产生的一系列任务而完成目标。因此当项目需求发生变动时,项目组的工作任务等都会跟随而变化。


  一定范围内的需求变更,也许能让项目产品质量更好或是提升客户满意度,项目团队可以根据适当调整;当时当项目需求蔓延或与开始时背道而驰时,那么项目就会出现延迟、风险甚至失败的问题。

  为了避免最遭情况的产生,本文将罗列导致需求蔓延的原因与对应措施。

  原因一:需求范围描述不清晰

  不少合同中规定的内容时常是是模糊不清的,或者只有几行说明,而且还可能有大断的套话、官话。这个现象的产生可能是项目参与者对客户业务不一定了解,无法更为清晰展现;而客户自己也摸棱两可还没有完全考虑清楚自己要的具体是什么。如此,双方都不算能深入将内心想法转化为正确的需求描述,就导致了项目需求不明确,对客户真正想要的需求没有真正了解,后期也会陷入无何止的修改。

  措施:需求文档确认签字

  项目组在定需求时,若不理解一定要不吝啬沟通,有时你的询问请教可能“刺激”出客户内心的真正想法,让项目组了解清楚客户真正的愿景需求。而项目经理在确认相关需求文档时,一定要说清楚并让客户认同,最好真正确认,就是让负责的客户领导签字确认。这样是对项目需求蔓延风险情况最有效的杜绝手段之一。

  原因二:客户期望超出已确认文档

  项目组与客户之间有时会出现较为尴尬的情形:客户在提需求时,多是自己期望解决的需求,而对于最基本需求往往不说,因为他认为你就应该有;而项目组则按规矩走流程按照客户说的去定任务。如此就会出现验收时,项目组已经完成了说好的所有需求,但是客户对成品却不满意觉得缺了很多东西,而且认为项目组应该主动完成这些。这样双方都会出现矛盾,若满足客户,必然就会出现需求蔓延状况。

  措施:坚持原则灵活开启需求

  这时,项目组要坚持自己的一定原则,可以有效的控制需求,当客户再有想加的需求时总不至于那么理直气壮;如客户真要加需求时,我们可以因需求变更而提出一定的经济补偿。

  如果需求增加了,项目经理可以凭借着签字在公司内部规避自己的责任,毕竟客户以前是认可的,这回再提增加需求,就不是项目经理能力范围了,可以请领导出面。有了客户确认的需求,项目组可以放心的去完成项目,以减少需求变更所带来的影响。

  原因三:需求理解不一致

  我们经常会遇到,按照客户书面上记录的需求进行开发后,客户却并不认可,而实际情况,客户对自己写的书面内容也并无异议,原因是对同样的内容客户的理解与我们的理解不同。

  例如,需求中写道:“购物后付款”,开发人员开发出来的是用户选择好商品进入购物车直接付款;而客户实际想要的是到购物车付款前先向客户发送一条短信验证码,让购买人二次确认无误后再付款。同样的文字,对细节的理解可能就是不同的,但实现的细节客户提供的需求里可能根本就没有提,这样做出的成品客户就会觉得不合要求,想让项目组返工重做。

  措施:避免需求解读偏差

  项目经理要对项目进行跟进和监控,需求要很好的贯彻到每个人,不要出现理解偏差。需求理解的一致性是项目成功的基础,在项目管理的各个阶段,要让所有相关人正确的了解和把握需求。

  每个人在信息传递过程中让需求不断出现损耗和变形,因此项目经理要拉着客户参与到项目的各个阶段,需求分析、总体设计、详细设计、编码、测试,要让客户参与到项目的每个阶段,并随时让客户了解和提出自己的真实想法。这样就不会导致项目在最后时客户提出各种需求,变被动为主动。尤其是在需求分析和设计阶段,当整理完需求文档和设计文档时,一定要请客户一起参与评估,以避免需求理解不一致,需求范围不确定等问题。

  同时,要让客户对需求进行确认。当多次与客户确认需求后,尽量让客户签字认可,如不能签字也尽量让客户方领导在正式场合当面确认。

  原因四:过于迁就客户

  虽然项目成功的标志是客户满意度,但无条件的迁就客户最终可能导致项目预算超期或时间超期,反而会导致项目失败。客户在提一条新需求时可能自己都没有想清楚,也可能只是他的灵光一现,许多需求可能只是冗余需求。

  许多客户往往不懂程序、技术等,他们的许多想法根本无法实现,项目组跟他解释他又很难理解,最后弄得好像项目组什么都做不了似的,对于这种客户有时会让项目成员有种无力感,迁就的越久,你可能做的超出需求范围的事越多。

  措施:条条大路通罗马

  对于客户提出的需求,不要一味的迁就,客户提出的想法不一定都能可被实现。

  当客户提出一个不好解决的需求时,我们只要了解客户的目的,帮助客户分析后应该可以找出其它同样能达到相应效果的方案来,并让客户知道他的方案会给项目带来什么样的影响,客户还是会接受我们意见的,这样比与客户直接冲突要理智。

  项目需求管理涉及客户利益,注定是很重要的一环,若需求的完成不能向客户心中想要的方向走,那么项目的开始都需要想想是否有意义。因此项目团队应尽量时刻注意与客户的沟通,让客户全程参与项目,挖掘其内心真正需求,是项目管理过程中的重要工作。