为什么的你的项目需求又变了?怎么办?

  项目执行团队最“气”什么?就是需求朝令夕改。不论上面提出什么需求,若是已经确认好的,技术员们就得苦哈哈的加班加点完成它;可当项目组完成后,管理人员或客户却说“这不对,不是我想要,要改下”,可想而知项目团队的憋闷。


  但是,大家也知道,在项目管理过程中,需求不可能一直都不改变。正常良性变更可能让项目质量提高,但是打破计划的变动若是没有好的管理,未必会未项目带来好的结果。下面就向大家讲讲导致需求变更的原因,以及应对需求变更的管理方法。

  需求变更的原因

  要解决问题自然得先了解引发问题的原因,因此我们想要知道如何正确的应对项目需求变更,就得先了解需求变更的原因。

  一、理解分歧致使项目需求不正确

  项目的供需双方,所擅长的知识领域不同,在面对同样信息的理解上也会有差异。首先,客户不一定会懂得项目管理相关知识,他在向项目人员阐述自己需求时,所运用的往往是与自己产品相关的项目“外行”语言;同理,项目组自身的知识背景,再关联客户的表达能力,可能对于客户的理解也未必正确却不自知。

  如此,双方可能从一开始的交流上就产生了理解的分歧,为后面项目变更埋下伏笔。另外,项目开始时项目人员让客户确认的项目需求文档,可能有不少项目管理专业性语言,并不会出现与项目产品相关的直接设计,多是摸棱两可的说明,因此,客户自然也无法从本质判断是否能完成自己的东西,但就是感觉“挺厉害、挺专业”的,因此在这样双方的“美丽误会”下,不完善的需求就被确认了。

  二、需求随体验明朗而逐步改变

  有许多实体产品相关的项目需求,是不太可能一次性就定义的,它可能会在客户测试后随着人的主观想法、试用体验而发生改变、调整。

  例如,手机或App的研发,当项目进行到一定阶段,就有初步的可试用产品交付给客户开始验收成果。客户通过实际操作就会对系统的界面、功能、性能等有了直观的感受,能切身体验这个东西是否是自己想要的,有哪些问题缺陷等。

  这时,原先在开始时不知如何准确表达自己需求的客户,往往可以直观的说明自己心中所想,针对次产品提出自己新的要求和改良之处。如此项目需求自然会发生变更,甚至可能出现与初始背道而驰的要求。

  需求变更应对方法

  你做的事情的源头都发生了改变,那么之前按照其制定的措施可能就不适用了,也必须跟着做出改变。

  一、变更理由要充分,需求要可行

  当项目组要变更项目需要时,需要让领导客户等相关人员都予以确认,可以正式的提出书面申请,也可以通过口头交流说明,不论前期是那种表达形式,最后在确定下来时都要有书面文档给与客户等人进行签字确认。当然这其中关于需求变更的原因,对项目有意之处要讲述的清晰明了。

  在需求变更确认的过程中,要在与客户交流的过程中,重新理解客户要求中深层意义,透过表面看本质;同时,要让专业人员判断变更的可行性与正确性,如果客户现下所要求的与项目实际目标相悖,那么,项目对接人员也要拿出强硬专业的态度,拒绝客户的“不合理需求”。

  二、重新预估项目成本、价值

  当我们决定变更需求考虑可行性时,其中很现实的一点就是项目预算,当然成本不只是需要耗费的物质、金钱,最主要是人员不足与工作量的负荷。

  很多时候,需求变更后,重新增加的工作量已经超出了现有团队成员所能承受的范围。因此,管理者在接收到变更请求时,不仅要考虑多出工作量所增加的时间周期,还要考虑现有人力资源能否满足要求。 不然,若需求改变带来的增加成本可能会大于项目本身可能产生的利润价值,那么不论是需求变更还是项目都将重新进行评估。

  三、重新分析,保障项目质量

  需求既然发生改变,那么说明有新“东西(功能、产品等)”的产出,如此也多了出现质量问题可能的环节。

  当然变更会带来潜在的质量问题是毋庸置疑的,而且问题可能渗透在设计、执行、测试等各阶段,因此项目团队可以将变更前的数据和当下一块对比分析,则开展变更所导致的质量问题分析相对容易些。

  所以改变带来的了新的机会,也会有新的挑战,需求变更的目的本是为了更好的满足客户需要,得到更好产品,如果在这过程中让产品质量因变动而下降就得不偿失了。

  四、根据变更分析新的风险可能

  所谓“牵一发而动全身”,当需求发生变更,证明项目原先的很多计划也被打破,项目不会按照自己曾经的规划走。那么,曾经预测的风险情境也将发生变动,项目组需要重新观测改变的新事务可能带来的新的风险。

  比如说变更往往伴随着工期的延长,那么就可能引起项目组的怠工情绪,大家对项目的信心度下降,而随之工作效率可能降低,而更加拖延项目进度。

  那么,当项目需求变更时,项目组就应该赶紧制定关于变更可能产生的风险的相关预警何应对措施。

  项目从头到尾按照计划“一帆风顺”的进行,这种完美的情形发生的可能几乎为零。就如人生无常,项目需求跟随项目进度、人的想法而改变才是项目管理碰见的常态。因此,为了更好的应对必然发生的变量,大家反而应该主动做好应对心态与措施,减轻其可能带来的风险,尽量将其转化为项目的机遇。