项目管理流程中需要开好哪几场会议?

  开会这件事可算是许多上班人士“又爱又恨”的事情之一。糟糕的会议冗长而没有重点,让人昏睡、浪费时间;而成功的会议却能让大家掌握实时信息,及时讨论解决问题;所以会议的好坏取决于参与者们是如何组织运用的。


  项目经理在进行项目管理工作时,会议是必不可少的活动,包括项目启动会、日常例会、紧急会议、结束会议等。如何将会议开成功,也是项目经理保障项目正常进行的重要一环。

  一、启动会议:了解背景

  项目的第一场会议自然是项目启动会,主要作用是告知相关人员项目正式启动,并大体介绍下项目的背景、市场行情等概况,往往其会议的形式大于会议的实质性内容。

  当然,在经验丰富项目经理看来,启动会不仅仅是项目开始的标志,更是借助领导权威,获取项目管理权力的最佳时机。因此,在尽可能的条件下,项目经理会让启动会开的尽量盛大、正式,出席领导尽量职位越高越好。

  二、日常例会:保障执行效果

  如果说项目启动会是获取权力的会,那么项目例会就是行使权力的会,当然主要是保证项目执行情况。

  平常例会不需要太大的场所,一间普通的办公室足够;当然例会也不需要固定的形式,视频会、座谈会均可;项目例会不需要太多的人参加,有问题的人参加就行。

  让例会成为项目中的一项常态化事务,是项目团队希望形成的氛围。同时,例会中分派的任务和问题要及时的进行反馈,让项目管理的权力得到切实的体现。另外,例会产生的所有决议还要广而告之,尤其是要抄送相关的领导,这样不仅能让项目经理的权力扩大影响力和权威性,还能让领导了解项目经理是如何行使他赋予的权力。

  三、决策会议:解决重要问题

  权力与责任相生相伴,在权力诞生的那一刻,责任也会随之而来。项目经理借走了领导的权力,那么也要承担与之相对应的责任。但有些时候,面对项目中的关键问题需要进行决策时,项目经理会发现自己的小身板可能无法承担起决策时带来的相应责任和风险。因此每当遇到重大决策,尤其是涉及成本、人力等方面的问题时,项目经理还是要通过项目决策讨论会来帮助自己达成目的。

  项目决策讨论会的主要目的是要拉上足够分量的领导,来为重大的决策事项进行背书,因此,项目决策讨论会虽然带着讨论二字,但并不是真的要在会上让领导讨论项目的决策方案。

  会议的精髓在于,项目经理要事先做好相关决策的方案,在会议上向相关人员以及领导进行详细的讲解,阐明方案的厉害管理,让领导来做最终的决定。

  项目决策讨论会是制约项目经理权力的会议;更是保护项目经理,让其免于事后“背黑锅”的会议。

  四、结束会议:移交责任权力

  项目起于启动会,终于结束会议,因此项目结束会的会议规模、会议重要性等等都不亚于项目启动会。但与项目启动会的形式大于实质内容不同,项目终验会不光重形式,更是重实质性的内容。

  项目结束会的召开,一定要召集全项目相关的所有关键人物。至于怎么才能算是把关键人物召集全了,这里有个简单的方法可以进行检验。那就是凡是能对项目的任何方面说“不”,并能对项目产生影响的,那就算是关键人物。在会议前,项目经理一定要搞定所有相关成员,并取得他们对项目认同的共识。

  其次,项目结束会一定要事无巨细地把每一项权力和责任交接出去,并安排好相关的接手人员。交出了权力,也就意味着交出了责任,项目之后再发生什么变故,已经与项目经理无关,自然有后续人员进行处理。

  当项目结束会顺利召开,各方在项目终验文件上签上名字,也就意味着项目的正式结束。

  不论是会议还是其它都是为了利于项目顺利进行的手段,责任与权力相伴相生,而会议上项目经理也是利用此来让管理更完善,让团队成员们工作效率更高。