浅谈项目沟通管理有哪些理论知识

  提到沟通,感觉就是说话而已,但当在项目工作中,沟通管理要做的事情就多得多了。

  项目沟通管理涉及到的参与方、交流的方式方法、各种六流程计划不少,因此,真正到了操作项目管理进行沟通时,大家要考虑的问题就多了不少。下面就先谈谈沟通管理相关的知识都有哪些?


  一、项目相关方沟通渠道构建

  以一个实际的项目为例,在项目操作过程中,一般项目都是需要垮部门协调,特别是在矩阵式组织架构的公司中,一个项目经理往往需要面对多个利害干系人;同时该项目需要利用第三方公司的资源,因此还需要引入第三方项目团队。每一条连接线都可以看作一个双向沟通的渠道,可见项目经理需要面对来自四个方向的沟通。

  首先需要与本公司的利害干系人的沟通,每个利害干系人面有不同的资源池,项目经理在项目实施过程中可能需要与各个部门的利害干系人沟通,协调相关资源,也就是利害干系人管理。

  其次,项目也有可能引入第三方公司,与第三方公司的沟通也是确保项目顺利实施的关键要素之一。

  第三,项目过程中要随时与客户接口人沟通,也就是需求沟通,确保项目目标没有偏离客户需求。

  第四,项目组内部的沟通也非常重要,项目经理需要向项目组成员传达信息,而项目组成员需要接受信息并反馈,从而减少整个信息传递的过程中的误差。

  二、沟通方式与频次有哪些

  按照沟通的不同作用,把项目过程中的沟通方式分为以下三类。

  1、单项沟通。把某些事项以通知的方式告知相关人员,不需要反馈,至少不需要即可反馈。一般用在发布通知、要求、制度、命令、通报、散布传单等情况。

  2、双向沟通。沟通由一方与另一方进行互动式信息传达,并就沟通结果达成一致(也可能不一致),但至少双方都有发表意见的机会和权利,可以充分表达自己的意见和建议。比如:谈恋爱、工作绩效考核沟通、方案沟通等。

  3、网状沟通。这是一个多方参与的沟通方式,参与各方代表不同利益主体,他们就相关事情进行充分表达意见,达成妥协和一致。比如:ERP项目实施过程中,甲方、乙方、监理方就项目实施验收标准的讨论等。

  在一般项目过程中,本文的沟通按照频率大体可以分为两类:例行沟通和非例行沟通。

  例行沟通一般在项目初期如确定项目范围,制定项目计划时即确定。例行沟通的具体形式有:文档形式沟通,主要是通过项目日报,周报,月报等形式与项目组内外进行沟通。会议形式沟通,项目实施团队会例行召开小组例会,梳理一下本阶段的工作情况以及后续的工作目标。或者在项目阶段性成果的输出阶段向利害干系人汇报项目进展情况。

  三、项目沟通的流程管理

  一个完整的沟通管理体系模型至少应包括以下四个方面:沟通管理计划编制、信息分发、绩效报告和项目干系人管理。这四个过程彼此之间不但相互作用,而且也与其它知识领域的过程相互作用。

  1、沟通管理计划就是确定项目利益者对信息和沟通的需求,是对项目整个生命周期中信息沟通的内容、方式和渠道等各个方面的计划与管理。制定沟通管理计划是项目沟通管理中的第一个过程,其核心是项目利益相关者分析,主要搞清楚:谁,需要什么信息,何时需要,怎样传递。

  2、信息分发就是指在合适的时间,通过合适的方式将合适的信息提供给合适的人。可以说,及时有效地将信息发送给所需要的人是项目沟通成功的关键。在信息分发之前,还要确定信息分发的责任人、时间、方式方法、渠道、使用权限、技术手段和反馈的方法等。

  3、绩效报告是一个收集和传播项目绩效信息的动态过程,绩效报告的输出主要包括状态报告、进度报告、项目预测和变更请求。状态报告是用量化的数据,从范围、时间和成本三个方面来说明项目所处的状态;进度报告是某一特定时间段工作完成情况的报告;项目预测是指根据项目当前的情况和掌握的历史资料、数据,对项目将来状况进行的估计;变更请求是对需要或变化的情况做出的一种反应。

  4、项目干系人管理是为了能够满足不同干系人的信息需求,解决干系人之间的问题。项目干系人的管理通常由项目经理负责。最典型也最重要的项目干系人是客户,可以利用项目客户关系管理系统进行管理;项目组成员、企业的上司也是重要的项目干系人,对于他们应当以面对面沟通为主。

  人们常说“谈生意”,可见不少决策的促成都是不同场合的沟通所得。不同人的沟通方式不同,交流风格的喜欢也不同,因此多了解项目沟通相关知识,更便于自己完善提高交流。