现在的企业基本都是现代化线上办公，各种办公管理工具层出不穷，协助人么让不少工作变得简单和可实现。
在这当中，项目管理系统算是一项较为突出的辅助工具。不少企业因为项目管理理念的发展，将自己的各类业务采用项目的形式开展，例如：新产品的研发、市场活动的策划、工程项目的建设等等。即使行业差异较大，但都可运用项目思维将其作为任务去执行。
因此，对于企业来说，为自己的项目业务找到合适的辅助系统就成为了重中之重的事情。
一、简单易上手不浪费项目工时
项目管理系统作为现代化的办公软件，自然是操作步骤越简单，功能自身智能性越强越好。
这就是说，系统应让外行人员也能较快的学会操作，不耗费工作人员过多时间。项目属于团队协作活动，参与执行的人对于软件操作的能力参差不齐，若是一个辅助工具还需要不少人提前花费过多精力去研究学习，延长项目工时，那就有些得不偿失了。
二、实时了解项目信息警醒自己
项目的全流程管理是一个繁杂的过程，因此，项目参与者实时了解项目的最新进展、最新资料，是项目顺利进行的重要条件。
同时，整个项目过程从开始到结束，中间会涉及多个环节、任务节点与时间段。这些关键点也是项目容易出现分风险问题的地方，项目管理人员要对这些关键处进行监控管理，随时知晓其相关的进展、变动，这也是上述实时了解项目信息的重要性之一。
这时，一个合格的项目系统就能在关键性的具体时间节点提醒相关负责人实时交付自己任务，并提示项目管理者查验大家任务的完成情况，以此管控好整个项目进度。
三、信息可视化展现与文档存储
上面提到实时了解项目动态就涉及到了管理系统必备的一个重要功能，就是——信息的可视化展现以及资料的存储。
我们知道人工进行数据的汇总即使计算可以运用工具较为简单完成，但是在展现结果时，若是要做成各种简单好看又一目了然的图标等，就需要有一定的功底了。但是，项目管理系统基本都可以自动将各类数据按操作者的筛选进行汇总;同时，若你想要何种展现形式，如：甘特图、表格、柱形图、饼形图等进行展示，让大家直观的查看自己想要的信息。
同时，不论是上面的数据信息，还是项目中涉及其它计划书、合同等资料都可以自动存档，便于相关人员随时查询，不会轻易丢失。
四、任务分解划分理清流程时间线
项目之所以要进行科学的管理就因为其关于任务的规划是一个难点问题，不只是要理顺任务时间顺序，还要能将任务进行轻重缓急划分，在此基础上在进行重要任务的二次或三次划分。因此，项目管理实际上是运用一定的逻辑思维，将要完成的事项进行分化管理。
所以，作为辅助的项目系统，还需要带有流程分解、划分时间线、下划层级等工具或功能。能够很清晰的让管理者做好总规划方案，同时能清晰的展现不同职能人员应负责的任务范围、时间周期等。这些功能的做得好坏，也是项目系统竞争力的体现。
当然随着科技的进步，大家可使用的项目管理系统也会进行迭代更新，根据大家实时的需求进行功能的“进化”，这是所有产品不想被淘汰的必然选择。因此，作为需要系统辅助的企业来说，选择是非常广泛的，只要认真分析自己所需，定能找到合适的工具让自己项目管理过程更简便。