如何让项目预算得到最好的管控?

  预算可算是令许多项目经理头秃的问题,特别是一旦项目工作耗时过长,其预算就更加不可控了。预算支出一直与最后获得的利益相挂钩,一旦过高,那么大家的付出可能就是得不偿失、做白工,所以,整个项目进程中,管理者都要时刻对比项目预算的实际消耗以及与预估收益的比重。


  从开始的预估,到中间各类资源的监管与节省,项目预算一项不太好管理的工作,怎样做比较好呢?下面将介绍让预算可控的方法。

  一、需求获得所有利益相关方认可

  项目的利益方时常可能不只是直接客户而已,一个项目它的预算投资者可能是来自多方,或者项目的目标产品的供与者不止一方,所以这些相关的都是项目的利益方,因为项目的成果好坏与他们有直接利益关系。

  为了项目耗费成本完成的东西能令利益方满意,在项目前期,项目团队需要投入更多的时间与精力来更深入地了解利益相关方的期望。最终,包括预算在内的一切都是由利益相关者的期望、可交付成果和其它要求定义的。因此,高效管理项目预算的第一步是确保项目需求准确地得到所有利益相关者的认可、记录和确认,并将其传达给所有相关方,这一关键步骤应在预算设定之前完成。

  二、团队成员都应了解预算最新情况

  项目所有参与者的工作都在消耗项目预算,因此,项目所有人都应知晓项目团队的预算情况。

  团队工作时,项目经理对成员们“报喜不报忧”或觉得考虑预算这些应该是领导的问题,那大家在制定方案时就会少了制约,当你不采用可能会更耗预算的策划时还会被抱怨。既然是一个团队就应该让大家都知道,公司可提供资源的底线在哪,项目现在遇到了何种难题。

  只有如此,大家在项目工作中,进行预算支出时才会自觉考虑这部分对于整体项目预算的影响,自觉参与到预算的控制与节省中。

  三、关键绩效指标可约束资源输出

  建立指标对于安排员工完成任务是很有必要的,毕竟花1百元买和5百元采购同质量的商品,对于预算还是有很大影响的。其它工作同样如此,若没有设定在多长时间花费多少人力、金钱做多少事,大家的工作效率、花销基本都是超过你的心里预算的。

  关键绩效指标可帮项目团队确认项目花费了多少,项目的实际预算在多大程度上与计划的预算有差异。了解并控制这些差异,就是项目管理控制预算的途径之一。

  四、为意外风险做计划降低不良影响

  预估预算成本时除了要现实,更重要是要考虑风险突发事件的可能,这一步是至关重要的。

  项目团队需要考虑到不在你控制范围内的事物,如:资源、劳动力、融资、产品/服务短缺、汇率等的外部环境因素;今天的价格或费率可能不会贯穿到项目的后期阶段,确保供应商履行承诺并准备备用方案等。

  虽然计划赶不上变化,但养成为意外做计划的习惯,总能在意外发生时用其它计划填补破坏的方案,将对项目的影响降至最低。

  预算之所以不可控,就是因为在做项目之前,这些都是需要大家依据各种资料或经验来进行预估的。既然是估算就注定了未必正确,因此也就造就了后期管理的艰难。因此做预算管控的人员最好有较多实践经验,不会好高骛远或不了解现实行情等,这样做出的预算表对于项目而言才会相对合适和有可控性。