项目最后验收成功的秘诀有哪些?

  当事情进行到最后阶段时是大家最容易掉以轻心的时期,因此不少项目也是在此时功败垂成。所以对于有经验的管理者而言,项目最后的验收评估阶段也是其重视的一项重要环节。


  验收评估的成败不只是关系对项目结果成败的确认,也是对项目团队前期工作的评估,更与项目的最后所获得利益直接挂钩。因此,保障验收的成功就是保障项目的整体利益。那么,项目组确保项目成功验收的方法是什么呢?

  一、分析验收失败的原因

  要想避免失败发生,那么首先需要分析致使失败的原因。

  总结发现,项目最后验收失败的原因包括:因为项目延误或其它,验收评估阶段没能按时进行;项目团队与客户之间或是各方内部间,对于项目的验收标准有分歧;项目验收过程中,出现变更,可能是需求变更,也可能是随着项目进展,客户使用后在原验收标准上衍生了新想法;还有最直接的就是项目验收时发现项目完成产品不满足客户的对项目目标的要求。

  这些问题的出现,都会导致项目的验收停滞,无法正常进行。所以防止这些状况的发生也就是预防失败,保障项目验收成功的方法了。

  二、如何进行正确评估验收

  1、验收工作,开始越早越好

  其实在项目启动的时候,就可以开始着手准备验收相关工作了。有人可能觉得,项目还没有充分开展,连中间成果都没有,这个时候有什么可验的呢?要知道,我们所说的验收,并不仅仅包括针对项目最终成果的技术性检验,它作为项目流程的一个重要阶段,也可以把它看作一个相对独立的小项目。

  验收作为一个小项目,也需要启动、规划、执行、监控和收尾,在每个环节中,都有明确、具体的工作需要完成。

  因此,开始的越早,项目验收准备工作越完善,越能提早规避可能影响项目质量的问题。

  2、验收规范,需要尽早制定

  既然验收是针对项目成果的技术性检验,一定少不了具体的检验测试规范。这个规范不一定是项目团队来确定,也不一定是客户方确定。最常见的,应是由双方协商来确定。但如果项目经理和团队能尽早制定出项目的验收规范,将在最终确定标准的协商中争取更主动的地位。所以,尽早制定验收规范,并得到确认和批准,是项目验收顺利通过抢占先机的方案之一。

  验收规范必须要得到客户的认可,因此一定少不了协商和调整。即便客户提出修改、调整的要求,也是在既有验收规范的基础之上修改、调整。如果项目经理和团队不能尽早制定项目验收的规范,等客户拿出他们制定的规范,项目经理再根据自己的需要修改、调整,就会更加被动,甚至给最终的验收造成障碍。

  另外,既然验收规范需要获得双方的认可,就少不了你来我往的协商和谈判,而这本身就是一件消耗精力、占用时间的复杂而重要的工作。如果等到项目已经完成,并临近收尾的时候才开始确定具体的测试规范,势必又要等待一段时间,验收活动的正式启动也就会被推迟。

  3、具体工作,需分阶段执行

  分阶段验收是项目验收顺利通过的一个技巧。越是复杂的项目,越需要将其时间周期的阶段进行清晰的划分。以软件项目为例,通常可以划分为设备到货/验货、硬件安装/验收、系统调试、测试、系统验收和割接(将新系统纳入既有网络)等若干阶段。理论上可以将总体验收按阶段或功能模块分割开来,逐步完成。

  这样做不仅可以降低整体验收的难度和风险,更有助于及时发现项目中的问题和缺陷,特别是针对那些隐蔽工程和难以事后返工的部分,能有效提高验收通过的可能性,并降低整改工作的成本代价。另外,如果能将验收与回款挂钩,通过分解验收,还将降低回款的压力。  我们可以发现,想要验收成功没有什么真正的秘诀,主要还是需要大家的及早参与其中,即:提前做好规范、进行监测,甚至有了小成果就可检测。如此,从项目开始就有了验收结果的思维,掌控全局的眼光,那么项目的成功概率也会极大提升。