所谓“巧妇难为无米之炊”，任何项目的开展，要么需要办公硬件设备，要么需要专业的行业机器，或是各种配合大家工作的各类软件工具、后勤设施等。这些都属于企业需要为项目活动准备的物资资源，也属于项目成本的一部分。
因此，成熟的组织团队会安排专业的采购人员进行项目物资的采购工作，让资源的配比更为合理，做到及不造成物资浪费，又足够支撑企业项目的完美实施。
一、 了解项目采购需求
当企业项目需要有专门的人员进行项目采购时，那说明所需物资资源应算是一笔较大支出，为项目成本考虑，采购人员要对项目物资需求和可供支出，提前做好数据分析。
我们在采买东西前，首先应该做的就是列清楚自己需要什么，进行规划，未免造成物资浪费或不足，这也是项目人员在做采购计划前的重点工作。
采购人员自身对项目成员的具体工作内容没那么容易，未必能准确的判断大家对项目物资的实际消耗，所以在制定采购物资数量等时，最好与使用人员进行沟通，确保最后的物资量与大家实际使用不会产生过大误差。
了解清楚后，再将所有需要无列出清单，并将一些易变动的情况进行备注说明，方便自己之后根据实际情况随时调整。
二、分析企业可供支出
在知晓了自己要什么后，我们还需要对企业可以为项目资源付出多少做到心中有数。企业的运转的资金流水都是有清楚规划的，其中有多少可以用于物资的采购，也会根据项目的预测收益有一个规定的范围。
因此，采购人员要做的就是根据这个支出范围，对自己项目进行分析，应该占一个怎样的比重较为合适。同时再根据所列的物资需求清单，将自己可支配的资金进行一个规划，细化每样物资可以占用的支出。
如此根据需求与支出的规划、参照，大家也可发现资源规划是否合理，支出是否能够满足物资的需要，若是发现矛盾支出，也好提前再做修正。
三、供应商的选择分析
采购人员在了解自己后，就需要开始采购团的重头工作——选择适合的供货商。
1、市场调查
各行各业都有自己的规则，为了自己不会成为“冤大头”吃亏，首先需要对自己所要采购的物质进行市场调查。了解市场上的大致行情，弄清楚如何辨别品质，以及自己想要的产品质量应属于何种价位、档次。只有前期有了真实数据的市场调研，之后才能真正挑选到高性价比的商品。
2、供应方了解
了解市场后，采购人员就可以将市场上满足供货的供应商进行调查了解，就如做背调一样。物质的供应方是项目后勤的供给者，若是不靠谱出现什么错误，就会直接影响项目质量或进度，所以采购人员应尽量选择有口碑保障的企业。
3、选择条件
虽然节省成本是采购人员的目的之一，但是在采购管理中并不是产品越便宜就越好。
采购人员在选择供货商时，需要从可能出现风险情况的各个角度去考虑，并做筛选。例如：对方企业是否会有触及规章违背这种客观因素的可能，对方的对接人是否善于沟通等等。根据我们自己企业、项目的实际需求去选择，永远比选择价格最低的供货者，更让人放心。
在项目管理过程中，采购物资就是为项目执行人员准备“冲锋陷阵”的弹药。如果物质不足货质量不佳，会让大家的工作无法正常开展;同时，若物资充足却没有规划，就直接选择有名气、贵的，那么也会造成企业支出预算过高，损害项目最后实际利益。因此做好项目采购工作，是项目工作得以正常运转的关键条件之一。