合理管理项目资源的正确步骤

  我们进行项目的各项规划时,其中每个环节都与项目资源管理挂钩,例如:任何时候都需要的人力资源与资金支持等。可以说资源一直项目运转不可或缺的“养料”。

  而一旦项目在资源的规划或分配上出现失误,那么项目就会出现各种影响成败的问题。因此,如何管好资源是项目管理环节中的重中之重。

  一、进行资源评估,部署储备

  在项目资源管理中,首要步骤是评估内部资源和外部资源的需求。项目中的每一个任务都需要纳入评估范畴,这样资源才能以最有效的方式进行部署。

  资源评估的常用技巧之一是参照早期项目中获得的经验进行评估。此外,从特定任务中收集的硬数据也可用来进行更准确的评估,这些特定任务是针对早期项目开展的。

  二、罗列数据信息,整合参考

  要做好正确的资源评估,需要有效数据做参考。这些数据包括以下内容信息:可用资源、资源需求、

  资源如何才能满足需求等。

  项目经理可根据以往项目,罗列出类似任务需要预备怎样的人员、资金等;再结合当前实际,二者相整合就可以得出既依据事实又有经验的参考资料。

  三、资源级别排序,有序执行

  基本每个项目开启时都会制定项目计划,其中也包含了单独的资源计划。资源计划包括从项目开始到项目结束的资源需求、资源分配和资源利用的各个方面。

  在资源计划中,项目经理需要创建项目从头到尾所需资源的层级列表,并将所需资源进行排级,即:从头贯穿到位都需要的、某阶段需要的、某些任务分别需要的资金等等。

  大家计划越详细清楚,执行时越能有备无患,让项目开展更加有序可循。

  四、磨练谈判技巧,争取资源

  对于企业来说,规模较小的项目一般只利用内部资源,如果想要获取外部资源,项目经理需要说服企业管理者给予支持。

  在争取外部资源的时候,项目经理扮演关键的角色。项目经理必须磨练自己的谈判技巧,让企业管理者能了解你要的资源对应带来的利润价值,以及所需资源对于整个项目的重要性,让其能承诺提供必要的资源。

  五、避免过度分配,合理安排

  项目经理任何时候都要确保资源分配要合理化。例如,资源分配给某项任务,可能人员分配不足或是其它原因,但这些工作无法在正常工作时间内完成,资源过度分配就出现了。

  而一旦过度分配就可能带来一些连锁反应,例如,为了不影响工期,需要员工持续加班加时,投入更多的人力资源,这可能会导致财政资源的超支或人员的抱怨离职等。

  不论是参考往期经验,还是罗列分类真实数值进行有据分析,都可窥见项目资源管理是需要相对严谨的规划的。主要是因为项目评估的利益结果,也是依据项目资源等的支出进行评估预测的,若是资源分析不靠谱,那么项目是否能够有所收获就成为了不可定因素,也就加大了项目失败的风险。