当项目需求发生变更,应如何调整应对?

  虽然我们开启项目时,是希望它按照规划的进度一帆风顺的走下去,但是大家都知道实际上项目时不可能一层不变,项目需求变更虽然不是必然发生的事,却也是不少项目人员都会遇到的现象。


  不论是项目本身出了问题,还是战略政策改变导致需求变化,总是一旦需求发生变更,那么我们之前项目的规划就可能都需要打翻重来。下面,本文就将简单说说项目团队应如何去应对项目变更的问题。

  一、阐述具体,保障变更合理性

  当项目组要变更项目需要时,需要让领导客户等相关人员都予以确认,可以正式的提出书面申请,也可以通过口头交流说明,不论前期是那种表达形式,最后在确定下来时都要有书面文档给与客户等人进行签字确认。当然这其中关于需求变更的原因,对项目有意之处要讲述的清晰明了。

  在需求变更确认的过程中,要在与客户交流的过程中,重新理解客户要求中深层意义,透过表面看本质;同时,要让专业人员判断变更的可行性与正确性,如果客户现下所要求的与项目实际目标相悖,那么,项目对接人员也要拿出强硬专业的态度,拒绝客户的“不合理需求”。

  二、规划资源,避免工作量负荷

  当我们决定变更需求考虑可行性时,其中很现实的一点就是项目预算,当然成本不只是需要耗费的物质、金钱,最主要是人员不足与工作量的负荷。

  很多时候,需求变更后,重新增加的工作量已经超出了现有团队成员所能承受的范围。因此,管理者在接收到变更请求时,不仅要考虑多出工作量所增加的时间周期,还要考虑现有人力资源能否满足要求。 不然,若需求改变带来的增加成本可能会大于项目本身可能产生的利润价值,那么不论是需求变更还是项目都将重新进行评估。

  三、数据比对,规避质量的问题

  需求既然发生改变,那么说明有新“东西(功能、产品等)”的产出,如此也多了出现质量问题可能的环节。

  当然变更会带来潜在的质量问题是毋庸置疑的,而且问题可能渗透在设计、执行、测试等各阶段,因此项目团队可以将变更前的数据和当下一块对比分析,则开展变更所导致的质量问题分析相对容易些。

  所以改变带来的了新的机会,也会有新的挑战,需求变更的目的本是为了更好的满足客户需要,得到更好产品,如果在这过程中让产品质量因变动而下降就得不偿失了。

  四、重新预测,启动新风险防范

  所谓“牵一发而动全身”,当需求发生变更,证明项目原先的很多计划也被打破,项目不会按照自己曾经的规划走。那么,曾经预测的风险情境也将发生变动,项目组需要重新观测改变的新事务可能带来的新的风险。

  比如说变更往往伴随着工期的延长,那么就可能引起项目组的怠工情绪,大家对项目的信心度下降,而随之工作效率可能降低,而更加拖延项目进度。

  那么,当项目需求变更时,项目组就应该赶紧制定关于变更可能产生的风险的相关预警何应对措施。

  项目需求是我们确认项目目标和范围等基础,因此若项目变更后,项目组还不做好正确调整,那么项目团队所做的根本不是人家需要的,那么不只是代表最后项目会失败,还等于大家在浪费时间做无用工。因此,项目组应随时对项目需求进行关注,跟随其变化而变化,保障自己所有执行都是有效的。