项目经理是如何做好项目实施阶段的有效监管的?

  不论大家想要实现怎样的目标,达成怎样的愿景,做了怎样的计划,这些一切的实现都要回归到项目的有效实施。而项目能否被顺利完成,最主要的就是对执行阶段的实时监控、管理的。


  项目进行的过程中,伴随着风险与意外,其可能导致项目形势的瞬息万变,因此项目经理需要时刻关注项目进程中各种变化,进行预判、推测、预防等措施,才能对项目的顺利落实进行有效保障。接下来,就将谈谈项目经理究竟要如何做,才能保证对项目实施阶段的有效监管呢?

  一、主动进行不定时抽查工作

  不少项目经理在执行阶段分配完任务后,就开始等待成员们的结果反馈,中间只有当问题或事情发生以后才去协调处理,这属于救火式的管理方法。但是却并不会主动的在最后结果出来前,对大家的工作过程进行不定期的检查,即主动监控。

  但是对于有一定时间周期的项目而言,我们是需要实时检查的。项目监控检查是一种推式的项目管理,是项目经理主动发起的监控管理,这样才能够主动发现并解决相关的问题与风险。项目监控是项目经理针对项目实施的一个自我思考与完善的过程,也是项目成功和质量的重要保证。因此,合格的项目经理都应该做好项目监控工作。

  简单来说,首先,项目经理应主动开展项目的例行和临时性的沟通工作,建立项目规范的报告和沟通沟通管理制度;其次,项目经理在关键的评审点应主动进行汇报或组织相关的专家或干系人进行评审;最后,关于检查工作,项目经理应该主动开展。

  二、设立里程碑阶段验收评审

  要论在项目执行过程中,项目组运用的最有效的保障进度的手段,那么就属建立项目里程碑了,这也是项目经理监控项目的重要节点。

  我们知道项目启动的时候,一般会召开启动会议,其实启动会议就是一个评审会议。会议上要制定好项目章程,而项目章程需要明确的是项目的里程碑计划和项目团队成员。这些内容都需要在项目的启动会议中进行介绍,然后参与项目启动会议的干系人进行评审,确保里程碑设定合理,项目团队的人员配备齐全。

  在项目的执行阶段,大家尽量不要采用瀑布模型的形式,即等到所有的交付完成以后再进行评审;而是采取敏捷精益的形式进行不断的迭代评审,减少项目变更,降低项目风险。这也是与监控管理中,项目经理的不定时抽查方式相呼应。

  三、不可缺少例行沟通提效率

  项目管理中提到的沟通管理从来不是单纯指项目经理“会说话”而已,而是应当有的一些正式性沟通,即周例会与一对一交流等。

  在周例会中,大家集体面对面的交流和沟通,可以解决不少问题,并提高沟通的效率。不过不少项目中,周例会制度是没有贯彻执行的,也因此因缺少例行的交流、沟通,导致项目的风险会很大,效率也会很低。同时,例会的沟通一定要以周报等为基础对项目进行讨论,不能没有目标的进行。所以要进行项目例行的沟通,项目报告是前提和重要条件。

  另外,除了例行的沟通,临时性的或一对一的交流也是必须的。这种沟通形式是例行沟通的有效补充,我们只有通过例行沟通和临时性沟通这两种形式的相互结合才能真正实现项目经理对项目监控的沟通工作。

  想的再多不如做的好,不论你的想象中已经有了多宏伟的构思,若是它无法被正确实现出来,那么就是海市蜃楼。项目经理就是项目活动由梦想走进现实的主控人,只有时刻关注每笔的走向、发展,才能保障最终画卷按照自己想要的方向前进。