不论国内外，项目管理软件都是让现在企业工作效率更高的工具，它加强合作性、优化流程、简化数据工作......满足大家工作上的大量需求。当然能做到这些效果，需要的是你选择的项目管理工具确实具备合适的功能。
因此，企业也需要根据一定原则来判断适合自己的项目管理软件，真正帮助企业管理好项目。
按服务类型选择
项目管理软件公司提供服务的模式一般是本地部署和云服务两种。
首先，选择本地部署，会有较高的预算成本，需要花一定的时间在客户本地安装部署服务器，这是一种安全性很高的方式，数据信息都可自己线下掌握。
另外，云服务的服务模式较为方便快捷，不需要客户自己维护，成本也较为划算，但其数据是部署在云服务器上，在安全方面就会弱一些。
具体功能作用
1、任务管理作用
项目管理工具的存在首先就是为了管理项目任务，所以一款工具必须具备将任务以独立或兼并的形式建立的功能。其次，项目工具需要能过灵活的对任务进行排期，并为其分配相应的人力物力等适配资源。
2、资料文档管理
一个项目中所包含的文档资料不只是订单、合同，还有大家需求的讨论、会议的内容，每个任务的提交记录等等，是一个大量的数据储备，是对以后工作得参考。所以项目管理工具，既需要能专门为大家储存资料还需要能有让大家随时快捷找到资料的功能，发挥最大使用价值。
3、线上统计规避误差
线上工具与手动一个最明显的的区别就是数据统计上的优势。公司管理者需要做冷静分析，前提是有事实依据，如此，以前项目的行为记录，各类信息的统计分析，就是做客观的存在。
人直接的猜测会有多面性结果，但项目软件展现的数据就是直接事实，比任何人为分析都有说服力，因此基本不会有误差的项目软件统计在公司决策上是最有意义的参考因素之一。
市场上提供项目管理服务的软件逐渐增多，激烈的竞争环境，对企业有利有弊。从益处说，项目软件品类越多，公司也能有越多好的选择;同样，选择越多，企业也容易陷入“乱花渐入迷人眼”的状况，不知到底选哪款好。