随着科技的进步，大家可使用的项目管理系统也会进行迭代更新，根据大家实时的需求进行功能的“进化”，这是所有产品不想被淘汰的必然选择。因此，作为需要系统辅助的企业来说，选择是非常广泛的，只要认真分析自己所需，定能找到合适的工具让自己项目管理过程更简便。
信息可视化展现与文档存储
上面提到实时了解项目动态就涉及到了管理系统必备的一个重要功能，就是——信息的可视化展现以及资料的存储。
我们知道人工进行数据的汇总即使计算可以运用工具较为简单完成，但是在展现结果时，若是要做成各种简单好看又一目了然的图标等，就需要有一定的功底了。但是，项目管理系统基本都可以自动将各类数据按操作者的筛选进行汇总;同时，若你想要何种展现形式，如：甘特图、表格、柱形图、饼形图等进行展示，让大家直观的查看自己想要的信息。
同时，不论是上面的数据信息，还是项目中涉及其它计划书、合同等资料都可以自动存档，便于相关人员随时查询，不会轻易丢失。
实时了解项目信息警醒自己
项目的全流程管理是一个繁杂的过程，因此，项目参与者实时了解项目的最新进展、最新资料，是项目顺利进行的重要条件。
同时，整个项目过程从开始到结束，中间会涉及多个环节、任务节点与时间段。这些关键点也是项目容易出现分风险问题的地方，项目管理人员要对这些关键处进行监控管理，随时知晓其相关的进展、变动，这也是上述实时了解项目信息的重要性之一。
这时，一个合格的项目系统就能在关键性的具体时间节点提醒相关负责人实时交付自己任务，并提示项目管理者查验大家任务的完成情况，以此管控好整个项目进度。
现在，项目管理工具基本已经成为许多企业项目工作中必不可少的帮手。工具的运用不只是让人工工作量得到锐减、数据类工作减少误差，同时还能进行进度管理、预警提醒、文档存储等。从多方面让项目工作变得便捷。
现在的企业基本都是现代化线上办公，各种办公管理工具层出不穷，协助人么让不少工作变得简单和可实现。