“理性”的软件工具既能提高效率，又能减少一些非人工更适合的工作量，还能让经验少的企业能跟着“节奏”走。总的来看，只要选对了，软件对项目管理可谓百利无一害，是管理者不可多得的好帮手。接下来就简单谈谈，企业选择专业项目管理软件的原则与作用。
选择项目软件的原则
前面说了选择项目管理软件的原因，接下来就说下企业应如何去选择。选择软件的原则其实挺简单，主要两点，即从企业自身需求考虑和从软件本身评估考虑、
首先，企业要大致清楚自己要什么，自己公司开展项目活动时，涉及到哪些功能，哪些方面人工管理较麻烦;公司的实力，所能为此付出的预算;公司业务范围对数据安全性的要求等。
其次，当我们了解自己公司的情况后，就要开始试验看看哪些软件在项目管理运作流程上与公司适配度最高。公司除了依据一些项目管理知识进行分析，最好是去参考同类企业的成功案例，并对候选软件进行试用。
万变不离其中，走完这些步骤，企业定能找到真正让自己提升市场竞争力的项目管理软件。
选择项目软件的作用
减少人工“傻瓜式”工作
以前是人工汇总表格整理整理报表，既耗费时间，对员工表格工具的使用能力也有一定要求。
使用软件后，员工只需要实时将信息录入系统，项目软件会自动生成各类统计数据;管理者可以根据自己的需要来选择分类进行统计分析，以自己习惯的表格或图表形式展现，大大缩短了这些整理统计类基础工作的时间。
线上信息处理减少失误
管理软件算是将线下办公和许多人工处理工作完全转到线上，让公司进行数字化线上办公，涉及的数据、资料等信息都有项目管理软件自动统计，避免了人工整理时出现错误的可能，不至于因为一个数据的错误影响连带影响后面整个项目的分析结果。
而管理者可以通过软件实时了解项目情况，当出现可能影响项目的危险因素时，能及时发现，及时消除风险。 对于企业而言，做出总结后会发现，管理的成本往往要比几个人工都要高的多，因此做好了管理，项目业务不论获得的利润还是发生的损失都会更加让企业满意。