项目管理系统中的成本估算

  项目成本估算是项目管理的一个重要组成部分,其实质就是分析和确定项目实现所需的成本。项目成本估算是确定项目可行性的首要步骤,可以通过成本估算来判断项目能否盈利。项目成本估算过程为项目提供了一个合理的预算基准,并确定了完成该项目所需的相应资源,并根据资源参与项目过程的程度进行分阶段预算。成本估算和项目预算是紧密联系的,通常项目各部分的成本估算结果都可以整合成一份综合的项目预算文件,从而跟踪项目进度,控制项目成本。

项目成本管理,项目管理系统中的成本估算

  进行成本估算的主要原因是掌握项目成本状况,为成本控制提供测量依据。项目成本估算的作用主要包括。

  (1)成本控制依据

  成本估算可以用来作为控制项目支出的基准,这种基准被称为基线(Baseline)。通常的成本控制流程包括四个步骤:对项目未来的执行情况进行评估;监测实际进行的项目任务;对比实际情况和估算;计算偏差;根据其大小采取具体行动控制项目成本支出。

  成本控制通常有这几个基本步骤。首先,如果偏差为零或非常小,可以忽略不计,则继续项目过程,不要采取任何行动;其次,如果偏差很大,但可以通过估算的基准计划加以恢复,则应采取恢复到正常估计值的行动;第三,如果偏差非常大,不能用原始估计值进行恢复,那么可能是由于项目所处的经济环境发生了很大变化,导致项目成本失控,或项目执行过程中管理和资源配置出现问题,从而导致出现较大偏差,或者原始估算不符合实际,具体情况需要具体分析。

  (2)项目是否可行的依据

  在一开始对项目成本进行评估时,最主要的目标是明确评估的项目是否值得去做。所以,需要准备一份成本估算,并将其与收益估算相比较,如果比较表明估算项目能够获利,则说明项目是可行的。另外,估算精度随着项目的深入展开而逐步加强,估算的精度也在逐步提高,在项目建议和启动、设计与评估、实施与控制等各个阶段都有不同的阶段。

  (3)现金流量管理

  项目团队在获得资金并开始工作后,必须管理项目。此外,项目团队要确保项目开始时,现金支出的比率低于融资者的借款限额,也就是说,一定要量入为出,否则项目现金流量的中断会导致项目停工,甚至彻底失败。举例来说,一位工作非常努力的项目经理不注重成本预算的控制,项目经理虽然能够顺利提前完成项目,但由于项目支出过多,公司存在严重透支问题,对公司财务构成严重威胁。所以,尽管可以提前完成,但是任何一个没有达到成本控制目标的项目都不会是一个成功的项目。评价项目成功与否的指标体系是一个多角度的复合系统,其中任何一个方面存在问题,说明项目实施中存在问题。

  (4)人力资源分配

  人是项目实施过程中的一种重要资源,能否合理、有效地分配人力资源,将对项目过程产生重大影响,而人力资源分配的重要依据是根据项目成本估算形成的人力资源计划,即通过准确的成本估算,对人力资源进行合理分配,从而实现人尽其才。

  (5)估计持续时间

  通过对作业内容的估计(工作量)和资源的可得性进行比较,确定具体工作任务的持续时间。所以成本估算是进度估算的前提。

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