既然计划赶不上变化,为什么还要做项目计划?

我们许多人经常反问:既然计划赶不上变化,那么为什么还要做计划呢?世界权威项目管理大师哈罗德·柯兹纳说过:毫无规划的唯一好处是,失败于你而言纯粹是个意外,而此前你全然不会为此感到不安。


一、计划的重要性
美国行为学家艾得·布利斯教授曾经做过一个实验:把学生分成三组进行不同方式的投篮技巧训练。
第一组学生在20天内每天练习实际投篮,把第一天和最后一天的成绩记录下来。
第二组学生也记录下第一天和最后一天的成绩,但在此期间不做任何练习。
第三组学生记录下第一天的成绩,然后每天花20分钟做想象中的投篮;如果投篮不中时,他们便在想象中做出相应的纠正。
实验结果表明:第二组没有丝毫长进;第一组进球增加了24%;第三组进球增加了26%。
由此,他们得出结论:行动前进行头脑热身,构想要做之事的每个细节,梳理心路,然后把它深深铭刻在脑海中,当你行动的时候,你就会得心应手。
用较多的时间为一次工作做计划,做这项工作所用的总时间就会减少,这叫布利斯定理。做计划远比盲目行动要有价值,认真做好计划与项目的成功密切相关。优秀的人善于规划,他们知道自己要达成哪些目标,排好优先顺序,并且制定一个详细的计划,按计划行事。当然,他们也不可能完全按照计划去行事,但是计划能够把要做的事情排序,当出现问题的时候,也能冷静处理,而不是一股脑盲目干,否则越忙越容易出更多的错误。
项目管理是一个复杂的过程,计划充当着这个过程的地图,地图要足够详细,这样项目经理能够以此决定下一步做什么,从而保证工作在规定时间、预算、范围内保质保量地完成。有计划、有组织地开展项目工作,就是把目标正确分解成工作安排,通过采取适当的步骤和方法,最终实现目标。因此,制订一份周密可行的计划,是项目管理者实力的体现。

二、如何找到制定计划的“抓手”?
借助10条问题的框架逐一思考,便能找到可预见的问题以及可采取的解决方案。
1.做什么:确定项目的工作内容。——范围管理
2.什么时候做:确定工作要在什么时间完成。——进度管理
3.要花多大代价做:确定工作要花多大的代价完成。——成本管理
4.要做到什么程度:确定工作要做到什么程度才可以验收。——质量管理
5.需要什么资源:确定需要谁、用什么资源去完成项目。——资源管理
6.需要什么外部协助:在没有足够资源时,需要外包部分工作给外部公司或个人。——采购管理
7.如何沟通协调:项目涉及到的内外部人员之间的有效沟通,相互协调。——沟通管理
8.如何引导相关方:如何实现各个相关方人员有效参与和期望控制,并获得他们对项目的满意。——相关方管理
9.遇到风险怎么办:识别不确定性因素,是促进还是妨碍项目,并积极加以管理。——风险管理
10.有没有更好的做法:把上述9个相互竞争的目标下,如何实现最优。——整合管理
以上这些问题,可以通过场景的假设进行逐层思考。假如你是项目经理,现在有一个户外搭建通讯设备的项目,准备在3天后开工,但是天气预报3天后有大暴雨,此时,你如何提前制定计划,以确保项目按时保质保量完成?
在行动前,计划做得充分,那么在应对问题的时候,便可以更加冷静、从容,最终顺利完成任务。

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