在线项目管理软件功能怎样可以运营成功的项目会议

  项目会议是项目所有参与者的汇聚的时刻,也是项目阶段成果汇总的时候。其展现的效果好坏,可能直接影响到大家接下来的工作态度与情绪,因此,开一场成功的项目会议对于项目管理来说是至关重要的。


  什么是评估会议

  评估会议是项目收尾的一种形式。评估会议可能意味着一个生命周期阶段的结束或者是整个项目的结束。评估会议必须提前进行准备,包括收集、分析和发布相关信息。这些可以有效地通过表格、模板和清单来完成。

  评估会议有两种收尾形式:合同收尾和管理收尾。合同收尾在管理收尾之前,标志着该阶段所有的可交付物均已完成'而且所有的活动都已实现。合同收尾是项目经理和合同管理人员的共同责任。

  何时开启会议

  启动会应该在什么时候召开呢?一般来说,当项目经理接到任命,已经有了明确的目标和初步的核心团队成员后,就可以召开启动会了。这个时候召开的启动会,通常“形式大于内容”,只是作为一个项目的启动标志,同时让团队成员知晓项目的目标和意义,并获得相关领导和资源的支持。

  会议上应做些什么

  启动会的时间通常都比较短,会议议题也比较简单,一般包括:宣读管理领导的任命文件,如项目经理任命书或项目章程等;简要介绍项目工作情况;介绍参与项目工作的相关部门及具体的团队成员;项目涉及部门的领导讲话;如果有可能,应该尽量邀请更高级别的领导参加会议,并做最后的总结发言。

  内容看似简单,实际上启动会的作用却不可低估。通过这种正规、严肃的形式,让团队成员理解项目的重要性,进而认识到自己即将承担的工作的价值和意义,这将有助于调动大家的积极性和主动性,同时也有利于团队凝聚力的形成与加强。

  会议内容有结论

  很多职场人汇报时习惯先说细节,特别是自己做事的全过程,事无巨细的先表达出来。常常忽略了一点,领导通常事务繁多,关心的始终是结果。你的过程再精彩,没有结果之前,领导也不太在意。

  最开始用简洁的话先说结论,告诉领导你的汇报的重点或结论是什么。只有先知道了结果,领导需要知道那些具体过程,你才需要回答过程。