一个项目出现问题,如何根本性地解决?

一、如何才能从根本上影响一个复杂的系统?
每一个复杂的系统,都包括两个基本元素:正向反馈回路和负向反馈回路,即放大和缩小。因此,两个具有相同回路结构的系统,会以非常相似的方式运行。例如,细菌的繁殖过程。正向反馈回路:细菌在适当环境下,细菌数量以裂变的方式成倍增长,如1分2,2分4,4分16……负向反馈回路:细菌在一定时间后会走向消亡。细菌繁殖过程,就是一个系统过程,细菌的数量取决于正向回路与负向回路中的哪一个更有优势。例如每产生10个细菌,就有4个细菌消亡 ,净增长便是6个;如果每产生10个细菌,就有16个细菌消亡 ,那么细菌数量会越来越少,直到完全消亡 。
大多数系统在不受到干扰的情况下,会自我保持平衡,即使受到了干扰,也能够回到平衡点上,因此,对复杂系统而言,寻找系统平衡点是非常重要的。任何的变化,不管多大,只要没有改变系统的正反馈回路或负反馈回路,那么这些影响都只是暂时性的。因此,要想改变一个复杂的系统,必须找到一种途径,来保持系统平衡的不同回路之间的关系。否则,系统早晚还是会回到最初的状态,无法根本上改变。

二、如何提升系统(组织)的效率?
只有通过社会与技术系统的综合最优化,系统(组织)才能取得更高的效率。在人组成的社会系统中,系统要素都是由人员和技术组件组合而成的,技术组件包括技术、工具、设备等。社会技术系统中的各个组件的相互作用,任何一个组件的变化都可能影响其他组件。例如自动驾驶技术可能会改变人类出行的运行方式,这种对于系统的改变,有人欢喜有人愁。
为什么说必须社会与技术系统的综合优化才能提升效率?这里可能会产生两个极端:
1.过分强调组织内应该保持良好的人际关系,而不希望产生任何冲突。因为过于和谐的人际环境是无法提升组织的绩效的,所以会导致组织系统的衰退。
2.只优化技术系统,而从不重视人际关系系统的平衡。
例如,组织投资先进的设备,使得组织工作流程化,但没有及时跟进人员培训、岗位调动等工作,这会让没有掌握新技术的老员工认为组织是打算用新设备淘汰老员工,事实上组织并没打算放弃老员工,也认同老员工的价值,只是人事部门没有及时通知其组织的计划安排。因此,提升效率的关键在于综合优化,是社会与技术系统的综合优化。

三、如何从根本上解决系统中的问题?
系统工程的一个原理是超越系统本身解决问题,即N维的系统问题,只有在N+1维的系统中才能解决。例如,一个项目出现拖延的问题,如何解决?表面上项目被拖延,可能会归咎于项目目标设定不合理、项目组成员效率低等表面原因。但是,项目管理者不该只局限在项目组当中找问题、解决问题。项目组的问题,实际上可能会在需求、质量、成本、组织等问题上找到答案,比如项目的需求是否经常变更?项目团队成员是不是经常被职能部门的工作缠身?……
如果直接只去解决项目组的问题,那么问题从根本上无法被解决,要彻底解决,就需要到N+1维的系统中解决,如找到需求方了解真实需求、与职能部门经理沟通工作冲突的问题解决方案等。只针对现象而解决的问题,可能会为系统加入了干扰和噪声,反而让系统更加不稳定。因此,治标是管理系统的“噪声”,只有治本才是管理、优化甚至升级系统。噪声是标,系统模式是本,噪声能够被系统自己纠正,而系统模式必须在N+1维的系统中通过改进系统结构来优化。在项目管理中,区分噪声和系统模式也是一种能力。

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