为什么要使用项目文档管理?

项目文档管理,是指在一个软件项目开发进程中将提交的文档进行收集管理的过程。通常,文档管理在项目开发中不是很受重视,当发现其重要性时,往往为时已晚。整个项目可能因此变得管理混乱,问题产生后无据可查。文档管理对于一个项目的顺利进行有着至关重要的作用,其关键性不容忽视。


在项目过程中,项目保存的文档会涵盖项目管理、项目调研、项目开发、项目应用、系统管理、系统测试验收、项目培训、版本控制、数据质量管理、用户手册、系统上线等整个项目周期。如果没有文档管理,这些文档的保存往往是混乱无序,无法快捷的获得所需信息。没有文档管理,会使文档归档没有正式的管理要求,缺少文档提交的依据和规则。没有文档管理,项目经理根本无法从项目文档把握项目进展情况。通过文档管理可以更好的收集整个项目组成员的各类文档,通过合理规划管理,能将文档按目录保存并同时提供给整个项目组的不同成员使用。同时,项目经理还可以很清晰地透过项目文档把握项目进展情况。
所以,为什么要使用项目文档管理呢?其重要作用有以下六点。
第一,它是项目管理者了解开发进度、存在的问题和预期目标的管理依据。
第二,大多数软件开发项目会被划分成若干个任务,并由不同的组去完成。文档管理则是不同小组任务之间联系的重要凭证。
第三,可提供完整的文档,保证了项目开发的质量。
第四,项目文档是系统管理员、操作员、用户、管理者和其他相关人员了解系统如何工作的培训与参考资料;
第五,项目文档将为系统维护人员提供维护支持;
第六,项目文档作为重要的历史档案将成为新项目的开发资源。

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