如何编写项目任务书?


一、编写项目任务书的步骤与批准参与者
实践中,最好先尽早任命项目经理,由项目经理召集联席会议来起草项目任务书。参与会议的人员有:客户代表、项目发起人、项目经理、已经确定的关键项目成员。编写项目任务书的关键在于对需求达成早期概念层次的共识,并对需求做出回应。直到所有人都表示认可。一旦项目任务书完成,就将会被提交给管理层批准,这个批准过程是一个缜密的决策过程。
批准过程的参与者应该包括:
1.高级管理层。管理层的支持,能起到至关重要的作用,意味着“可以做详细的计划,授权的项目可以使用所需的资源。”
2.客户。客户在项目管理中也起到重要的作用。
3.职能部门经理。项目的可交付成果不是虚无缥缈的,总是需要有一些部门对项目的产品或者服务提供输入或者从中获得输出的。应该征求职能部门经理的意见和建议,使得他们在最初阶段就了解项目并对项目做出承诺。
4.项目经理。项目经理最好能够在最初阶段就确定下来,并参与起草项目任务书,这样他将会在项目定义和项目批准过程中发挥重要作用。
5.项目团队核心成员。这里主要指的是团队内的专家们,他们将会留在项目团队中,直到项目最后结束,让他们参与到批准过程中,可以加强其对项目的主人翁责任感。
二、项目任务书的主要内容
项目任务书并不需要回答项目目的中的所有问题,因为项目任务书不是项目可行性研究报告的替代品。项目任务书一般包含9方面的要点:
1.可测量的项目目标和相关的成功标准
2.项目的总体要求
3.概括性的项目描述
4.项目的主要风险
5.总体里程碑进度计划
6.总体预算
7.项目审批要求
8.委派的项目经理以及其职责和职权
9.发起人或者其他批准项目任务书的人员的姓名和职权
三、项目任务书的注意事项
1.项目任务书相当于项目的宪法,非常重要,具有约束力,它的发布意味着项目的正式启动。
2.项目任务书应该由高级管理层编制,或者授权项目经理代为编制,但必须由高级管理层签字,以表明高级管理层为项目提供支持的态度。
3.项目任务书必须指定一位项目经理,并且明确其责任和权力。
4.项目任务书应该分发给与项目有关的部门和人员,因为该项目任务书将会授权项目经理在项目活动中使用组织资源。
5.项目任务书尽量不出现难懂的技术术语。
6.如果有超出项目经理权限外的问题,项目任务书必须明确处理问题和升级问题的机制,并且让相关人员知悉。
7.项目任务书要对项目的可交付成果进行概括性描述,以便于团队成员了解所做的工作是什么。
8.项目目标主要是指项目的绩效目标。
9.在范围说明中,要指出项目不能提供的东西,尤其是可能被误以为已经包括在项目范围内的东西。
10.项目任务书应该清晰定义项目的关键里程碑,以此检查确保项目取得令人满意的进展。
11.项目任务书不时一成不变的,如果发生了重大的变更,就该重新签发新的任务书。
12.对于外部项目,应该先有合同再有项目任务书。

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