项目的阶段化管控的重要性

相信你一定有这种经历:初次去一个陌生的地方,去的时候总感觉路很远,迟迟到不了目的地;而回来时, 却又觉得好像没有那么远。为什么?当存在不确定性因素时,人们往往会感觉痛苦、煎熬,在返程的时候, 不确定性因素的减少,降低了人们的痛苦。而不确定性也恰恰是项目管理的痛苦来源之一。 


有没有办法能减少这种不确定性,从而降低项目管理所带来的压力和痛苦呢?
我们先来看一个真实的故事:1984 年东京国际马拉松锦标赛,日本人山田本一出人意料地获得了冠军。记者请他发表获奖感言时,山田只说了一句,“我靠的是智慧”。对山田的这个回答,许多人觉得他是在故弄玄虚。 事实上,在此后的比赛中,山田也曾多次拿到冠军。你可能会觉得,他一定是一个身体素质特别好的人, 那你就想错了,山田的速度、耐力、爆发力等指标在运动员中并不突出。山田到底是怎么成功的呢?10 年之后,谜底揭开了。他在自传中这样写道:每次比赛前一天,他都会开着车把比赛的线路走一遍,并把沿途比较醒目的标志记下来,比如第 20 分钟要到一个银行,第 45 分钟要 到一个酒店,第 66 分钟要到一个公园门口,等等。40 多公里的赛程,被他分解成几个阶段目标进行管理和控制。
这就是把项目的整个生命周期划分为几个阶段进行管理与控制的思维。 山田本一通过阶段管控,在长距离田径运动中不受别人影响,完全按照自己的步调进行,简直就是“阶段化管理控制”应用的楷模,值得所有人学习。

项目在被分成多个阶段后,有利于阶段化地把握主要矛盾,能更清楚地展现其规律性,人们也更容易把控项目的发展,提高项目成功的可能性。通过划分阶段对工作按照时间进行分类,也更容易搞清楚每个时期的主要矛盾是什么。项目阶段化的另一个好处就是可以减轻痛苦、降低不确定性,从而增强项目经理成功的信心。同样的道理,在去一个陌生的地方之前,先在途中设定几个标志点,到一个地方庆祝一下,人们的痛苦和煎熬 感就会明显降低。

那么,项目生命周期在项目管理中是如何发挥作用的呢?具体而言,我们可以借助它对项目过程做如下规 划和控制。
(1)确定各阶段需要完成哪些工作。
(2)明确各阶段的可交付成果何时产生,如何验证和确认。
(3)确定各阶段需要哪些人员参加。
(4)确定如何控制风险和验收各个阶段的成果。

这就相当于将一段漫长的马拉松分成了几个短距离长跑,从而使得项目进展能在自己的掌控之内,降低了 不确定性带来的压力。需要特别说明的是,阶段评审有助于进行项目决策。在每个阶段末,通过将项目的绩效与项目的目标进行 比较,可以做出业务上的决策,包括:是否继续进入下一个阶段?如果有问题,需要改正后进入下一个阶段吗?如果问题很严重,是否需要终止这个项目?等等。所以,在每个项目阶段加入评审环节非常有必要。

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